Um HRIS, ou Sistema de Informação de Recursos Humanos, é um tipo de software destinado a gerenciar processos e informações relacionadas aos recursos humanos de uma organização.
Ele serve como um sistema integrado para armazenar, processar e gerenciar dados dos funcionários, facilitando uma série de operações de RH através de automação e centralização de informações.
As funcionalidades principais de um HRIS incluem:
- Gestão de dados dos empregados: Armazena informações detalhadas dos funcionários, como dados pessoais, histórico de emprego, qualificações, e salários.
- Administração de benefícios: Permite gerenciar os benefícios dos empregados, como seguro saúde, planos de aposentadoria e licenças, oferecendo uma plataforma para funcionários selecionarem e modificarem seus benefícios conforme necessário.
- Recrutamento e seleção: Automatiza o processo de recrutamento, desde a publicação de vagas até a seleção de candidatos, facilitando o rastreamento de aplicantes e a gestão de entrevistas e contratações.
- Gestão de desempenho: Suporta a avaliação de desempenho dos funcionários, permitindo a criação e o acompanhamento de objetivos, avaliações de desempenho e feedbacks.
- Folha de pagamento e gestão de horas: Integra o processamento da folha de pagamento com o rastreamento de horas trabalhadas, ausências e licenças, garantindo a precisão nos pagamentos.
- Aprendizado e desenvolvimento: Facilita a gestão de programas de treinamento e desenvolvimento, permitindo que os funcionários acessem cursos e avaliações e monitorando o progresso e a conclusão dos treinamentos.
- Relatórios e análise de dados: Fornece ferramentas de relatórios e análise para extrair insights operacionais e estratégicos a partir dos dados de RH, ajudando na tomada de decisão.
- Gestão de conformidade: Ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações locais e internacionais do trabalho, automatizando o processo de documentação e relatórios exigidos por lei.
Implementar um HRIS pode significar um grande avanço na eficiência operacional de um departamento de RH, reduzindo a carga de trabalho manual e melhorando a precisão e a acessibilidade das informações.
Quais os benefícios da implantação do HRIS em uma empresa
A implementação de um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) traz vários benefícios significativos para as organizações, simplificando e aprimorando as operações de gestão de recursos humanos. Dentre eles podemos destacar
1 – Eficiência operacional
A eficiência operacional é um dos principais benefícios de um HRIS, pois ele automatiza tarefas repetitivas e burocráticas como:
- entrada de dados,
- processamento de folha de pagamento e
- gerenciamento de benefícios
Isso permite que a equipe de RH dedique mais tempo a iniciativas estratégicas, contribuindo para o crescimento e a melhoria da empresa.
2 – Acesso centralizado a informações
Outra vantagem importante de um HRIS é porque ele centraliza todos os dados dos funcionários em um único sistema e isso facilita o acesso seguro às informações pelos gestores e funcionários quando necessário.
Essa centralização ajuda a manter a organização dos dados e a melhorar a eficiência na recuperação de informações e na tomada de decisões.
3 – Melhoria na precisão dos dados
A melhoria na precisão dos dados é alcançada através da redução da entrada manual de dados, que muitas vezes está sujeita a erros.
Com um HRIS, os dados são inseridos uma única vez e podem ser facilmente atualizados, garantindo uma maior precisão e confiabilidade nas informações dos funcionários.
4 – Conformidade regulatória
Um HRIS pode ajudar a garantir que a organização esteja em conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais. O sistema pode ser configurado para alertar a equipe de RH sobre atualizações necessárias nos documentos e práticas para manter a conformidade.
5 – Análise de dados e relatórios
O sistema pode gerar uma variedade de relatórios e análises que ajudam os gestores a entender melhor as tendências de recursos humanos, a eficácia das políticas de RH e outros insights críticos que podem influenciar a estratégia da organização.
Esses benefícios demonstram como um HRIS pode ser uma ferramenta transformadora para qualquer organização, promovendo uma gestão de RH mais eficaz e alinhada às necessidades estratégicas do negócio.
Como escolher o sistema de HRIS mais adequado para sua empresa
Escolher o Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) certo é fundamental para garantir que a gestão de recursos humanos seja eficaz e alinhada às necessidades específicas da sua empresa.
Aqui estão algumas dicas para ajudar a selecionar o HRIS adequado, considerando a escala da empresa, a indústria em que opera e as necessidades específicas de recursos humanos:
- Avalie a Escala da Empresa: O tamanho da sua empresa influencia diretamente no tipo de HRIS necessário. Empresas pequenas podem precisar de sistemas mais simples e menos custosos, focados em automação de tarefas administrativas básicas, como gestão de folha de pagamento e registros de funcionários. Já empresas médias a grandes podem requerer sistemas mais robustos que ofereçam uma gama ampla de funcionalidades, incluindo planejamento de sucessão, gestão de desempenho e análise preditiva.
- Considere as Especificidades da Indústria: Diferentes indústrias têm diferentes desafios e regulamentações de RH. Por exemplo, no setor de saúde, é crucial que o HRIS possa gerenciar informações relacionadas a licenças médicas e certificações profissionais. Já no setor de manufatura, aspectos como segurança do trabalho e gestão de turnos são prioritários. Escolha um sistema que ofereça soluções personalizadas para os desafios específicos da sua indústria.
- Identifique as Necessidades Específicas de RH: Faça um levantamento das necessidades específicas do seu departamento de RH. Isso inclui tudo, desde recrutamento e onboarding até gestão de benefícios e desenvolvimento de carreira. O sistema escolhido deve não apenas atender às necessidades atuais, mas também ser escalável para se adaptar ao crescimento e às mudanças futuras na estratégia empresarial.
- Procure por Integração e Flexibilidade: Um HRIS deve ser capaz de se integrar de forma eficiente com outros sistemas usados pela empresa, como softwares de contabilidade e gestão de projetos. Além disso, ele deve ser flexível o suficiente para customizações que se adaptem às mudanças nas políticas internas ou exigências legais.
- Verifique o Suporte e Treinamento Oferecidos: O fornecedor do HRIS deve oferecer suporte técnico adequado e treinamento para que os funcionários possam aproveitar todas as funcionalidades do sistema. A qualidade do suporte técnico pode ser um diferencial importante, especialmente durante a fase de implementação e nas adaptações futuras.
- Considere a Segurança dos Dados: Dada a natureza sensível das informações geridas por um HRIS, é essencial que o sistema ofereça garantias sólidas de segurança e esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como o GDPR na Europa e a LGPD no Brasil.
Selecionar o HRIS certo envolve uma análise cuidadosa das necessidades específicas de sua empresa, além de uma avaliação minuciosa das opções disponíveis no mercado.
Com a escolha adequada, o HRIS não só otimiza a eficiência do departamento de RH, mas também contribui para o sucesso estratégico da empresa como um todo.
Impacto na estratégia de recursos humanos
Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) representa mais do que uma mera ferramenta administrativa para o departamento de RH; ele é uma peça chave para transformar estrategicamente esta área em um verdadeiro parceiro nos negócios da empresa.
Ao integrar o HRIS, o RH passa a contar com uma plataforma robusta capaz de fornecer dados críticos e análises profundas, elementos essenciais para embasar decisões estratégicas.
Esta capacidade de análise e reporte permite que o departamento de RH não apenas gerencie informações de pessoal de forma mais eficiente, mas também contribua significativamente para a formulação de estratégias que alavanquem o crescimento e a sustentabilidade da empresa no mercado competitivo atual.
Portanto, adotar um HRIS pode ser um passo determinante para que o RH exerça um papel central na liderança estratégica da organização, influenciando diretamente no sucesso dos negócios através de uma gestão de talentos mais eficaz e alinhada aos objetivos corporativos.
