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Relatórios de RH: quais são, como elaborar e uso de dashboards

Descubra a importância e tipos de relatórios de RH, assim como elaborar o seu. Aprenda a maximizar o potencial dos relatórios de recursos humanos, explorando seu papel na tomada de decisões estratégicas

O uso de dados na gestão de pessoas é cada vez mais fundamental para a tomada de decisões assertivas, uma vez que fornecem inteligência de negócio para identificar problemas reais ou emergentes e implantar soluções proativas. 

O desafio está em transformar esses dados em informação relevante para a tomada de decisão. É onde os relatórios se tornam peças fundamentais como ferramentas de entendimento de cenários e comunicação dentro das empresas. Desse modo, existem condições para não só o RH, mas todos no negócio tomarem decisões de maneira mais fluida e orientada para e por resultados. 

Conheça o poder dos relatórios no RH, os principais tipos e como fazer o seu. 

Qual a importância dos relatórios de RH nas empresas? 

Um relatório de RH é um método analítico usado para exibir estatísticas, insights e métricas relacionadas aos Recursos Humanos. O principal objetivo da ferramenta é fornecer informações para melhorar e otimizar os processos de recrutamento, contratação, as avaliações de desempenho e competências, além de contribuir para outros processos relevantes da gestão de pessoas.  

No escopo dos relatórios de RH, indicadores são adotados para identificar tendências, mapear ineficiências, capitalizar os pontos fortes e fortalecer os pontos fracos da gestão de pessoas.  

Ao elaborar e lançar um olhar analítico para os relatórios de RH, os profissionais de RH podem direcionar seus esforços, atividades e iniciativas da maneira mais assertiva e contribuir com insights estratégicos para os outros departamentos de toda a organização. 

 Tipos de relatórios de RH 

Como mencionado, o RH está lidando com vários ângulos do negócio: um relatório de recrutamento se concentra nos candidatos externos e/ou internos, enquanto os relatórios com informações de gestão trazem análise das maneiras como uma organização lida e gerencia os colaboradores contratados.  

Aqui, apresentamos diferentes tipos de relatórios de recursos humanos:  

Relatório de informações do colaborador 

Esse documento fornece à equipe de gestão de pessoas todos os dados sobre os colaboradores que compõem o time da empresa: dados demográficos, número de profissionais ativos, receita, proporções entre homens e mulheres e taxas de satisfação, entre outras coisas. Esses insights permitem que os gestores comparem os dados em diferentes departamentos e obtenham uma visão geral do time da organização. 

Relatório de recrutamento  

Na prática, este tipo de relatório de RH permite que os gestores acompanhem todos os detalhes relacionados aos seus processos de contratação e recrutamento. Eles podem incluir métricas fundamentais, como o tempo médio de contratação, os custos por contratação ou até mesmo a diversidade do processo de recrutamento.  

É importante acompanhar esses detalhes, pois eles podem ajudar a otimizar as estratégias de recrutamento e acelerar o processo de encontrar os melhores candidatos para cada vaga aberta, com agilidade e máxima assertividade.  

Relatório de avaliação de desempenho de RH  

Monitorar o desempenho dos profissionais é uma tarefa fundamental de qualquer gestor de RH, pois fornece os insights necessários para garantir o crescimento sustentável do negócio. fornecendo métricas para e identificar oportunidades de melhoria, como falta de treinamento ou assistência.  

Tempo de produtividade, número de horas trabalhadas e custos de treinamento são indicadores deste tipo de relatório de RH.  O desempenho dos colaboradores pode ser mensurado em um nível departamental, de equipe ou individual. Por exemplo, se as vendas estão caindo, o RH pode analisar o desenvolvimento da equipe comercial, para entender com qual lacuna os profissionais estão lidando. 

Relatório de presença e absenteísmo 

A frequência ou o absenteísmo pode afetar diretamente a produtividade. Daí a importância de avaliar as ausências, buscando entender quando e porquê acontecem. Esse tipo de relatório de RH é muito importante porque contribui para refletir sobre o alcance da produtividade ideal, mas também para garantir que seu time esteja feliz.  

Por exemplo, a taxa de absenteísmo pode estar relacionada ao estresse, que deve ser abordado imediatamente, com apoio a quem precisar. Por outro lado, esse tipo de relatório de RH também pode ajudar a prever os custos médios da ausência, que podem ser mensurados em prejuízos financeiros ou em uma perda de produtividade geral. 

Relatório de rotatividade e retenção 

A satisfação dos profissionais deve ser uma prioridade para qualquer organização. No final, é a energia do time que fará o negócio avançar. Portanto, é importante garantir que os colaboradores tenham acesso ao melhor ambiente de trabalho, para além dos benefícios corporativos para mantê-los satisfeitos.  

Nesse cenário, um relatório de rotatividade e retenção é um documento que revela quantos colaboradores deixaram seus cargos, bem como os custos associados à sua saída ou os esforços para retê-los. Ao analisar as taxas de rotatividade, você também pode identificar problemas internos e abordá-los com soluções efetivas, para melhorar os índices de satisfação e retenção. 

Relatórios de salário e remuneração 

Esse é um dos relatórios de RH mais relevantes, porque reúne todas as informações salariais, bem como qualquer outra compensação fornecida pela empresa, como seguros, planos, bônus, entre outros.  

Ter esses dados em mãos permite que o departamento de RH tome decisões fundamentadas nas negociações salariais, alocações de recursos, bem como na implementação de diferentes incentivos para os colaboradores. 

Como fazer um relatório de recursos humanos?

Faça as perguntas certas

O primeiro ponto da lista é um passo que nunca deve ser ignorado ao lidar com seus dados de RH. Isso porque, o departamento RH coleta um grande volume de informações que podem ajudá-lo a entender o quão bem sua empresa está se saindo em termos de produtividade, gestão de pessoas e satisfação dos colaboradores. Por esse motivo, usar os dados de RH certos pode fazer a diferença na avaliação de problemas e oportunidades em seu departamento de RH com precisão. 

Para evitar perder tempo trabalhando com todos os dados disponíveis, você precisa se fazer uma pergunta simples, mas poderosa: por que eu preciso dos dados? Esta pergunta pode ser respondida considerando a resposta a outras perguntas como: 

Qual é a mensagem principal que eu quero dar? 
Quem usará meus relatórios de RH?
Qual é a frequência do relatório?  
Que contexto eu quero dar aos meus relatórios? 

Ao responder essas questões, o departamento de RH pode filtrar os dados e manter apenas as informações de recursos humanos relevantes para a estratégia do setor.  

Organize e limpe seus dados

Depois de definir as necessidades gerais fazendo perguntas relevantes, é hora de reunir os dados e organizá-los de uma maneira que oriente a tomada de decisões. Nesse sentido, é importante definir as fontes de dados externas e internas que você usará e prepará-las para análise. 

Por exemplo, você pode coletar dados sobre a produtividade dos colaboradores, taxas de absenteísmo, horas extras e outros. Para coletar esses dados corretamente, é importante classificar os colaboradores em grupos. Um relatório de RH é construído conforme a realidade da empresa, sendo que pode ser individual ou departamental, por exemplo.  

Outro ponto-chave, durante o processo de coleta de dados, é garantir que tudo esteja limpo e formatado corretamente. As empresas coletam grandes quantidades de informações diariamente, que nem sempre estão prontas para análise. Portanto, é importante usar as ferramentas e tecnologias certas para garantir que o processo de limpeza de dados seja automatizado e executado de forma eficiente.  

 Use uma variedade de KPIs de RH para a tomada de decisões

Depois de definir as perguntas gerais e os objetivos de cada um dos seus relatórios de RH, é hora de escolher os indicadores que irão viabilizar as análises e tomada de decisões.  

Como mencionamos, muitas métricas podem ser acompanhadas semanalmente, mensalmente ou anualmente, dependendo do objetivo de seus relatórios de RH e das conclusões que você deseja tirar deles. Para esse fim, você deve escolher métricas de maneira estratégica, de modo que seus relatórios de RH devem ser uma mistura de KPIs poderosos. 

Automatize o processo de relatórios de RH

Seja contratando novos colaboradores, planejando treinamentos ou garantindo que sua empresa tenha um ambiente de trabalho ideal, os gerentes e profissionais de RH estão com as mãos ocupadas. Isso torna difícil encontrar tempo para realizar relatórios de RH detalhados, pois o processo manual de coleta dos dados de diferentes fontes pode ser extremamente demorado. 

A resposta para todos esses problemas é a automação de relatórios. Ao automatizar seus relatórios, a equipe de gestão de pessoas poderá se concentrar na tomada de decisões e na elaboração de estratégias, levando à otimização do desempenho de todo o departamento. 

Existem muitas ferramentas no mercado que incluem recursos de automação. De tal modo, os profissionais de RH podem trabalhar com relatórios gerados automaticamente, analisando as informações de recursos humanos, para compor uma estratégia de gestão de pessoas eficaz, contando até mesmo com a Inteligência Artificial na gestão de pessoas para isso.  

Garanta a privacidade e a segurança dos dados

Os dados de colaboradores e clientes são, provavelmente, as informações mais confidenciais que as empresas coletam. Isso inclui nomes, endereços, números de telefone, contas bancárias, números de previdência social e muito mais. Se essas informações caírem nas mãos erradas, elas podem afetar diretamente o negócio, pois seus dados podem ser usados para ataques cibernéticos. 

Para evitar que isso aconteça, é fundamental implementar medidas de segurança e privacidade em todo o processo de relatórios de RH. São práticas importantes:  

  • Compartilhar os relatórios de RH com outras pessoas por meio de canais seguros; 
  • Investir em um sistema de gestão de pessoas que ofereça um ambiente seguro para os dados confidenciais; 
  • Implementar uma estrutura de governança para definir papéis e responsabilidades claros em relação ao acesso e manipulação de dados. 

Conclusão  

Ao adotar os relatórios de RH como parte da sua estratégia de gestão de pessoas, você pode tirar conclusões que orientam a tomada de decisões. Depois de analisar seus relatórios de RH, planeje seus próximos passos e compartilhe-os com os envolvidos. Afinal, é importante que todos em sua organização estejam cientes dos objetivos de negócio e do futuro da empresa. 

Para otimizar o uso dos relatórios de RH, a utilização de um HRIS pode ajudar muito. Isso porque o sistema permite automatizar a geração de relatórios e ainda acessar os dados em tempo real nos dashboards intuitivos e completos.  

Para saber mais, confira tudo sobre o HRIS e continue acompanhando o blog da Senior.  

Fonte: Senior

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