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HRIS e indicadores de RH: confira como otimizar os resultados do setor

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Descubra como o HRIS e indicadores de RH podem potencializar a gestão de pessoas e tomada de decisões. Confira 11 indicadores de gestão de pessoas indispensáveis para o RH, com métricas e exemplos para aplicar no seu negócio

A gestão de pessoas é uma área complexa e exigente, uma vez que atua com o bem mais precioso das empresas: As pessoas. E para a construção de estratégias de sucesso, é imprescindível que o gestor utilize as ferramentas corretas e tenha em mãos informações preciosas sobre a força de trabalho. Nesse sentido, os indicadores chaves de RH podem ajudar! 

Isso porque, na prática, com acesso a indicadores dados é possível diagnosticar oportunidades de evolução na gestão de pessoas.  

Veja, neste artigo, a importância de mensurar KPIs para o departamento de Recursos Humanos.

O que são indicadores de RH? 

De modo simples, os indicadores de RH são métricas que auxiliam a medir o nível de eficiência dos processos do setor durante um determinado período. Por meio dessa análise é possível mensurar o nível de desempenho, sucesso nas atividades desempenhadas e estratégias construídas para alcançar os objetivos organizacionais. 

Conhecidos também como KPIs (Key performance Indicators, em sua tradução Indicadores-chave de Desempenho), os indicadores de Recursos Humanos são indispensáveis ao setor. Isso porque eles permitem que o profissional do RH entenda a efetividade das ações e como elas contribuíram, ou não, para o alcance dos resultados desejados. 

Geralmente, a análise desses dados é realizada em um determinado período. Assim, é possível cruzar as informações e chegar a resultados mais precisos, baseados em um recorte específico. Mas, vale ressaltar que: para ser considerado um KPI, o indicador precisa ter relevância para as estratégias do setor de Recursos Humanos. 

Afinal, qual a importância dos indicadores de RH? 

Os indicadores de RH são de grande importância para a empresa, uma vez que eles auxiliam a encontrar insights valiosos sobre a força de trabalho. Além disso, por meio dessas métricas é possível compreender se as decisões tomadas pelo RH estão obtendo o retorno esperado. 

De modo geral, esta prática é essencial para tornar o RH ainda mais estratégico, uma vez que os indicadores fornecem detalhes sobre os acertos e falhas presentes nas atividades do dia a dia, processos e tomada de decisões. 

Por exemplo, o alto índice de turnover da organização pode indicar que há algum problema no processo de onboarding ou de que a adaptação do novo colaborador tem sido uma experiência difícil. Ou seja, essas informações geram insights que auxiliam o RH a criar uma estratégia para corrigir possíveis falhas no processo. 

Mas, como os indicadores de RH são definidos? 

Bom, existem inúmeras formas de mensurar os resultados de uma estratégia. Portanto, antes de definir quais os indicadores-chave utilizar, é necessário compreender quais são os objetivos do departamento e da empresa. 

De modo simples, idealmente os indicadores devem ter as seguintes características: 

  • Concreto: o indicador precisa ser tangível, com um objetivo específico. 
  • Mensurável: um bom KPI é aquele que pode ser medido, caso contrário não é um KPI. 
  • Atingível: é importante monitorar métricas que são factíveis, possíveis de serem alcançadas, não fuja da realidade! 
  • Relevância: não gaste tempo monitorando dados que não contribuem para o crescimento da organização. Acompanhe apenas informações realmente importantes. 

Lembre-se:  ter uma direção clara é fundamental para que o acompanhamento das métricas seja eficiente. Assim, o monitoramento de indicadores pode contribuir para melhorar estratégias, otimizar processos e até mesmo aumentar a produtividade não apenas do RH, como também da força de trabalho de outros setores. 

11 indicadores de gestão de pessoas indispensáveis para o RH

Conforme mencionado anteriormente, existe uma infinidade de indicadores de RH, e a escolha daquilo que será mensurado varia segundo as necessidades da empresa. 

Preparamos uma lista com 11 indicadores de RH, indispensáveis para o setor. 

  1. Absenteísmo

O termo absenteísmo é utilizado para se referir a faltas, atrasos, licenças médicas ou ausências – justificadas ou não. Este é um indicador que auxilia identificar as faltas de um determinado período, os custos ocasionados pelas baixas e como elas podem impactar a produção de um setor. 

Como mensurar? 

Para medir as taxas de absenteísmo existem 3 formas diferentes, como: 

BradFord Factor 

Neste modelo, as faltas curtas, constantes e não planejadas possuem um peso diferente das ausências longas. O cálculo é realizado a partir da seguinte equação: 

B = (S S) D 

Onde: 

S = total de faltas por indivíduo; 

D = número de dias ausentes; 

B = BradFord Score Factor 

O score, neste caso, é avaliado como um tipo de ranqueamento, onde quanto mais alto, pior é o desempenho do colaborador.  

A escala do score é dividida da seguinte forma: 

  • 45 pontos: pode justificar uma advertência informal; 
  • 100 pontos: suficiente para uma medida disciplinar (advertência formal seguida de suspensão); 
  • 900 pontos: pode implicar em demissão. 

Bureau of Nation Affairs (BNA) 

A fórmula presente em Gestão de Pessoas: o novo papel dos Recursos Humanos nas Organizações, livro escrito por Idalberto Chiavenato, é utilizada para mensurar a taxa de absenteísmo. 

Para isso, o cálculo é feito seguindo a fórmula: 

Absenteísmo = (nº total de pessoas ፥ dias perdidos devido ausência de colaboradores no mês)  ፥ ( nº médio de profissionais dias de trabalho no mês). 

Exemplo:  

Absenteísmo = (100 colaboradores ፥ 10 dias) ፥ (100 colaboradores em média x 26 dias de trabalho mensais) 

Absenteísmo =  10 ፥ 2600 

Absenteísmo 0,0038 ou 0,38% 

Horas de ausência 

Outro modo de calcular as faltas é ter como base as horas de trabalho perdidas. 

Logo, temos a equação abaixo: 

Absenteísmo = (horas perdidas ፥ horas previstas de trabalho) x 100 

Exemplo: 

Absenteísmo = (150 horas perdidas ፥ 3.360 horas previstas de trabalho) x 100 

Absenteísmo = 0,044 x 100 = 4,4% 

Nesse caso, as horas de trabalho previstas correspondem à soma da jornada de trabalho do colaborador e horas extras a serem realizadas por ele. 

  1. Turnover

turnover, ou taxa de rotatividade, em sua tradução, é um indicador que mostra a quantidade de profissionais que saem e entram na organização. Esta métrica auxilia a detectar: 

  • Qualidade do processo de recrutamento e seleção
  • Nível de eficiência do onboarding
  • Capacidade da empresa de reter talentos. 

Para mensurar este indicador, o RH precisa reunir os dados de movimentação (entrada e saída de profissionais) e o número total de profissionais da empresa. Assim, temos a seguinte equação: 

Turnover = (admissões totais + demissões totais ፥ 2) ፥  nº de colaboradores 100 

Exemplo: 

Turnover = (15 admissões + 9 demissões ፥ 2) ፥ 150 colaboradores x 100 

Turnover = 12 ፥ 150 x 100 

Turnover = 0,08 x 100 = 8% 

Lembrando que o período de análise é relativo, podendo ser mensal, semestral ou anual. 

  1. Retenção de talentos

retenção de talentos está diretamente ligada à taxa de rotatividade, ou seja, a equação é parecida. No entanto, em vez de calcular o número de profissionais que saíram, esse indicador mensura o número de colaboradores que permaneceram, isto é, que foram retidos pela organização. 

Entender e mensurar a taxa de retenção é de extrema importância para o RH, uma vez que os insights gerados são valiosos para o planejamento da composição do time, o recrutamento e a estratégia geral do negócio. 

Para realizar este cálculo, temos a seguinte fórmula: 

Taxa de retenção = (nº de admissões de um determinado período + nº de demissões no mesmo período ፥ 2 ፥ nº colaboradores de todo o período) x 100 

Exemplo: 

Taxa de retenção = (15 admissões  em 6 meses + 6 demissões ፥ 2 ፥  80 nº total de colaboradores) x 100 

Taxa de retenção = 21 ፥ 80 x 100 = 0,26 x 100 = 26% 

Logo, temos uma taxa de 26% de retenção. 

Sendo assim, a taxa de retenção é calculada com base na média entre os profissionais que ingressaram na empresa em determinado período com aqueles que permanecem. 

  1. Headcount

Headcount ou “contar de cabeças”, em sua tradução literal, é um indicador de RH utilizado para medir a quantidade atual de profissionais da empresa.  

Trata-se de um KPI muito utilizado pelo setor para entender o quadro de ativos, afastados, entre outras situações que podem impactar a distribuição das equipes e o negócio. 

Com esse indicador é possível identificar a quantidade de colaboradores e o tamanho da empresa a partir dos dados levantados. 

Para chegar a este indicador é simples, basta apenas somar todos os profissionais com contrato em vigência. Ao efetuar a equação, o RH entende a situação atual do quadro de colaboradores e suas características 

  1. Investimento em treinamento

O capital humano é o principal recurso de uma organização. Afinal, eles são peças-chave e contribuem para o funcionamento da empresa. Por isso, investir na força de trabalho é um excelente meio para atrair e reter novos talentos. 

Mas, como saber se a estratégia está correta e medir a produtividade? 

Para entender se os investimentos estão dando resultados, é preciso medir a eficiência e desempenho dos colaboradores. Existem diferentes modos de compreender isso, como:  taxa de adesão, abandono e média de treinamento por pessoa. 

O cálculo pode ser apoiado, ainda, em outros indicadores de RH, e pode ser feito a partir do cruzamento de informações, como: 

  • Ponto A: desempenho medido após os treinamentos; 
  • Ponto B: desempenho alcançado sem treinamentos; 
  • A — B: impacto do treinamento. 

O ROI (Retorno sobre Investimento) em treinamentos é calculado a partir da equação: 

ROI = (Lucro do investimento – custo do investimento) ፥ custo do investimento 

Exemplo: 

ROI = (35.000 – 10.000) ፥ 10.000 x 100 

ROI = 25.000 ፥ 10.000 x 100 = 2,5 x 100 

ROI = 250% 

Ou seja, o retorno do investimento é de 250%. 

  1. Avaliação de aprendizagem

Comumente utilizado pelas equipes de treinamento e desenvolvimento, este indicador é responsável por informar o quanto de aprendizado o profissional absorveu. Portanto, ele permite avaliar se os treinamentos estão corretos e se o colaborador está engajado com o conteúdo. 

Para mensurar este KPI é preciso coletar dados por meio de avaliações, como: 

  • Questionários ao término da capacitação; 
  • Avaliações antes e após eventos, palestras e workshops, para realizar comparações de aprendizado; 
  • Provas realizadas após os treinamentos. Esta é uma ótima maneira para entender as necessidades dos colaboradores e como elas podem ser solucionadas. 
  1. Desempenho e produtividade

Para aumentar a efetividade dos setores da empresa é preciso compreender quais são os colaboradores que precisam de uma melhor orientação e/ou treinamento. Isso ajuda o RH a localizar ‘gargalos’ que atrasam e prejudicam a produtividade da organização. 

A mensuração deste indicador pode ser realizada por meio do levantamento de dados, a partir de avaliações de desempenho e aplicação de questionários. Dessa forma, é possível converter as informações em dados qualitativos e quantitativos. 

Um exemplo seria a criação de uma escala para as perguntas: 

  • 1 – Entrega das tarefas fora do prazo e com qualidade aquém do ideal; 
  • – Tarefas entregues no prazo e qualidade aquém do necessário; 
  • – Não entregou as demandas no prazo, mas a qualidade ficou dentro das expectativas; 
  • – Demandas entregues no prazo e com boa qualidade; 
  • – Entregou as tarefas no prazo e superou as expectativas. 

Nesse caso, tomamos o número máximo e dividimos pelo valor alcançado. 

Exemplo: 

O profissional alcançou nota 4, assim, temos: 

4 ፥ 5 x 100 = 0,8 x 100 = 80% 

  1. Clima organizacional e satisfação

Compreender o clima organizacional é essencial, já que este indicador mostra a qualidade do ambiente de trabalho, destacando quais aspectos podem impactar diretamente na satisfação dos profissionais da empresa. 

A partir dele é possível saber a percepção dos colaboradores sobre seu bem-estar, como são tratados, e ainda, entender o nível de engajamento e satisfação em relação ao clima e a cultura da empresa. 

A mensuração pode ser realizada por meio de ferramentas NPS, que medem o nível de satisfação por meio de perguntas objetivas e simples. Mas vale ressaltar que é importante que a organização saiba se posicionar no mercado, quanto a sua missão, visão e valores. 

Já o cálculo deste indicador por ser feito seguindo a mesma linha das avaliações de desempenho, convertendo dados qualitativos com quantitativos. Isto é, o RH estabelece uma classificação, em três níveis: 

  • Detrator – 0 a 6; 
  • Neutro – 7 e 8; 
  • Promotor – 9 e 10. 

Após passar um pequeno questionário aos colaboradores, o setor analisa as respostas, e a partir daí são aplicadas fórmulas, como: 

% de detratores = (detratores ፥ nº total de profissionais) x 100 

Exemplo: 

Detratores = (25 detratores ፥ 250) x 100 

Detratores = 0,1 x 100 = 10% 

Nesse caso, para encontrar a porcentagem de promotores ou neutros, basta apenas trocar a informação na fórmula. Para determinar o índice de NPS – Net Promoter Score, termo usado para se referir a uma metodologia usada para encontrar o nível de satisfação – basta diminuir a porcentagem de promotores da porcentagem de detratores. 

Exemplo:  

Índice NPS = 25% – 10% 

Índice NPS = 15% 

  1. Custo per capita de benefícios

Calcular os custos gastos com benefícios para cada colaborador auxilia a verificar se os investimentos nesta modalidade valem a pena ou não. Este KPI indica dados relevantes sobre os gastos individuais para cada profissional. 

Para o cálculo, utilizamos: 

Custo per capita = total de gastos com benefícios ፥ nº de colaboradores 

Exemplo: 

Custo per capita = 15.000 ፥ 45 = 333,33 

Logo, a empresa gasta em média 333,33 reais com benefícios para cada colaborador. 

  1. Índice de reclamações trabalhistas

Esta métrica é responsável por apontar conflitos organizacionais, falhas na gestão e falta de cumprimento dos direitos trabalhistas. Tais dados são essenciais para verificar a idoneidade da empresa perante órgão públicos e colaboradores. 

Para isso, usamos a seguinte fórmula: 

Nº de reclamações trabalhistas = (nº de reclamações ፥ nº de desligamentos) x 100 

Exemplo: 

Nº de reclamações trabalhistas = (9 ፥ 2) x 100 

Nº de reclamações trabalhistas = 0,45 x 100 = 45% 

  1. Vagas fechadas no prazo

Este indicador se refere à pontualidade do recrutamento e seleção de novos talentos. Ele corresponde a duas questões importantes: a primeira é se o processo atende às necessidades da organização e a segunda é para diferenciar práticas boas e ruins do departamento. 

Para esta equação é necessário reunir o número de vagas abertas em um determinado período e quantidade de vezes que o cronograma foi cumprido. A partir disso, temos o seguinte cálculo: 

% de vagas fechadas no prazo = (vagas fechadas no prazo ፥ nº total de vagas abertas) x 100 

Exemplo: 

% de vagas fechadas no prazo = (9 ፥ 15) x 100 

% = 0,6 x 100 = 60% 

Logo, o processo teve 60% de eficácia. 

HRIS e indicadores de RH: entenda como a ferramenta auxilia o departamento! 

Como vimos até aqui, mensurar e armazenar os dados relacionados à força de trabalho é extremamente importante para o setor de Recursos Humanos. Isso porque eles fornecem insights valiosos, que auxiliam a compreender os gastos e a produtividade de diferentes setores. 

Mas, para otimizar este trabalho e não depender apenas de planilhas de indicadores de RH abastecidas manualmente, o setor ganha uma ajudinha extra da tecnologia. Com auxílio de softwares, coletar as informações, mensurá-las e armazená-las se torna muito mais simples.  

Isso porque recolher um volume alto de dados requer máxima atenção e cuidado. Dessa forma, contar com uma plataforma completa de RH que ofereça dados reais e analise-os em tempo real é essencial.  A partir de uma solução HRIS é possível coletar, integrar dados valiosos sobre a força de trabalho, armazená-los corretamente para então acompanhar os indicadores definidos de RH. 

O HRIS é um conceito de solução voltada para o gerenciamento de dados relacionados aos profissionais da organização. Ele permite coletar uma série de informações sobre o colaborador a partir de diferentes sistemas e integrá-los em uma base única, garantindo um padrão, uniformidade e confiabilidade, além da atualização em tempo real. E o melhor é que a plataforma gera todos os gráficos e relatórios sozinha, facilitando o trabalho dos profissionais de RH e entregando valiosos insights

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Fonte: Senior