O uso de tecnologia no RH vem revolucionando o setor, tornando-o mais moderno e dinâmico. Além disso, a transformação digital permitiu que o RH ganhasse um papel decisivo na aplicação de estratégias que visam aumentar produtividade e promover melhorias na cultura da empresa.
Mas, afinal, como a tecnologia pode tornar o RH um setor menos burocrático e mais estratégico, agilizando as tarefas?
Um dos recursos que vêm ganhando força nesses últimos anos é a adoção da assinatura eletrônica. Com ela, as empresas tornam as transações e contratações menos morosas e mais seguras.
Neste artigo, você fica sabendo tudo sobre essa modalidade e os benefícios que ela oferece para a sua empresa.
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O que é assinatura eletrônica?
Pilhas e mais pilhas de papéis, aviso de férias, contratos de admissões e demissões e mais uma infinidade de documentos. Para todos eles, a regra é a mesma: sem uma assinatura não possuem validade legal.
Com a digitalização, isso deixou de ser um problema, reduzindo custos e impactos ambientais, já que não é mais preciso imprimir tantos documentos. Mas, como assinar esses contratos que estão dentro de máquinas? Por meio da assinatura eletrônica.
A tecnologia consiste em chaves digitais criptografadas, que podem ser usadas para a assinatura de documentos.
Dessa forma, o RH pode receber e analisar os contratos dos novos colaboradores, e assiná-los digitalmente. Ou seja, não é mais necessário imprimir, escanear e enviar novamente. A tecnologia é adotada, principalmente, para assinatura de contratos de admissões e até na hora de realizar o desligamento de profissionais da empresa.
Assinatura eletrônica: por que o RH deve adotar?
Ao combinar um time qualificado com recursos tecnológicos de ponta, qual o resultado? Uma gestão de sucesso!
Para aumentar a produtividade e o desempenho do RH, investir em tecnologia é fundamental. Além disso, como o setor lida diretamente com o tratamento de dados pessoais de colaboradores e empresariais de terceiros. Por isso, o cuidado deve ser redobrado para garantir conformidade com a LGPD.
Na prática, adotar a assinatura eletrônica não é apenas um modo de se diferenciar da concorrência. Mais do que isso, a ferramenta permite oferecer uma experiência mais simples, rápida e segura aos seus parceiros e colaboradores.
Dessa forma, além de agilizar as operações que envolvem a assinatura dos responsáveis, a empresa garante a segurança e a satisfação de quem está envolvido no processo.
Como usar a assinatura eletrônica no RH?
O RH é um dos setores mais burocráticos da empresa. A admissão, por exemplo, é um processo que envolve muitos documentos, etapas e assinaturas. Para ganhar agilidade e eficácia, uma das alternativas é adotar a admissão digital. O modelo reúne todos os documentos em apenas um lugar com armazenamento seguro na nuvem.
Dessa forma, o RH redige o contrato, aprova com o gestor e envia por e-mail aos destinatários. O documento retorna automaticamente com todas as assinaturas completas e os envolvidos recebem uma cópia digital.
Quais os benefícios de adotar a assinatura eletrônica no RH?
A implementação de uma nova tecnologia pode trazer ótimos benefícios, que variam de acordo com as circunstâncias e o modo de uso. O mesmo vale para a assinatura eletrônica no RH, que pode potencializar (e muito) os resultados do setor.
Separamos uma lista com os 6 principais benefícios que a assinatura eletrônica traz para o RH. Confira!
1. Economize tempo
Imprimir, analisar, assinar, escanear, enviar o documento ao cliente ou novo colaborador, receber novamente, imprimir e guardar em um arquivo. Ufa! O processo é longo. Já pensou fazer isso três ou quatro vezes para diferentes signatários em um mesmo dia? Além do tempo dispensado para a operação, a quantidade de folhas impressas é grande.
Quando o RH adota o sistema de assinatura eletrônica, a operação se torna bem mais rápida, simples e otimiza o tempo do setor. Na prática, o responsável não precisa tirar diferentes cópias de um mesmo documento.
Com a admissão digital, tudo é muito mais simples: o contrato é enviado por e-mail a todos os signatários envolvidos, que só precisam assiná-lo digitalmente. Com todo o processo concluído, os signatários recebem uma cópia do documento assinado por e-mail.
2. Economize dinheiro
Os custos do RH são um desafio para as empresas. Por isso, automatizar os processos tem sido uma ótima solução. Afinal, por meio dessa estratégia é possível economizar de 25 a 30% em custos administrativos.
A redução de gastos faz a diferença, principalmente quando o gestor avalia a quantidade de recursos desperdiçados no setor. Com a assinatura eletrônica, o time deixa de se envolver em tarefas como impressão de contratos, aprovação de documentos e incontáveis horas dedicadas apenas a atividades manuais. A automatização da assinatura tende a eliminar a necessidade de impressão de documentos.
3. Elimine erros
Seres humanos são passíveis de erros, e isso é comum. No entanto, na administração de um negócio, é preciso evitá-los ao máximo, já que eles podem impactar diretamente os resultados da empresa.
Para as companhias de diferentes setores, a assinatura eletrônica é uma ótima ferramenta. Com ela, você pode programar os envios de contratos, com o auxílio do software. Basta definir uma ordem e os documentos serão enviados automaticamente a cada signatário, seguindo fluxo estabelecido. Além disso, a assinatura em si não é concluída até que todas as necessárias sejam coletadas.
4. Melhore a visibilidade
O departamento de Recursos Humanos lida com diferentes tipos de documentos diariamente. Ainda que os profissionais do setor sejam muito organizados, uma falha ou distração podem surgir no caminho.
Afinal, acompanhar diferentes processos simultaneamente é um grande desafio. A boa notícia é que com um software de assinatura digital também ajuda a ter mais visibilidade e controle sobre os processos.
Com ele, as assinaturas eletrônicas deixam uma “trilha” de auditoria dentro do sistema. Nele há também painéis e repositórios centralizados que unificam as informações em apenas um lugar. Portanto, é possível encontrar todos os contratos no mesmo local, com a opção de ver o status de cada um quando quiser. Ou seja, tudo fica registrado e nada foge do seu controle.
5. Aumente a segurança
A segurança é um dos pontos importantes para as empresas. De tal modo, proteger os dados da organização dos colaboradores é primordial para evitar dores de cabeça e prejuízos no futuro.
No RH, isso significa incluir cláusulas de segurança em contratos e garantir que os documentos não sejam adulterados. E as assinaturas eletrônicas auxiliam e tornam esse processo mais simples e seguro. O software adota o uso de diferentes algoritmos empregados para autenticar e verificar a ação, isso impede falsificações.
Outro ponto importante é que os documentos podem ser enviados de forma fechada, isto é, não permitem edições e/ou alterações. Além disso, os signatários recebem o documento a partir de um e-mail exclusivo, que possui um token exclusivo – código de acesso –, com validade determinada. Dessa forma, apenas o pessoal autorizado pode ter acesso ao contrato.
6. Cause uma boa primeira impressão
Uma boa experiência faz a diferença! Com a assinatura eletrônica, o processo de contratação se torna muito mais rápido, simples e menos burocrático. Adotar o uso de documentos assinados digitalmente fornece à empresa uma imagem moderna e atualizada.
Dessa forma, ao se destacar pelo onboarding simples e amigável, a empresa atrai novos talentos que se identificam com a cultura e abraçam a inovação.
O uso de contratos digitalizados mostra que a organização busca se atualizar constantemente, e não fica refém de processos analógicos. É fato: a assinatura eletrônica no RH é uma tendência que não vai desaparecer tão cedo.
Assinatura eletrônica: saiba como implementar na sua empresa!
A transformação digital vem revolucionando diferentes setores nas empresas, e o RH pode e deve aproveitar essas novas ferramentas tecnológicas. Com elas é possível otimizar as operações, tornando-as mais simples e rápidas.
Aderir ao uso da assinatura eletrônica é uma excelente forma de agilizar os processos de autenticação de documentos. E como vimos, ela pode trazer ótimos benefícios para o departamento.
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Então, você precisa conhecer a admissão digital da Colabbe, um software completo que facilita todo o processo de contratação de novos colaboradores. Com ele você pode criar modelos de documentos dentro da plataforma e enviar aos colaboradores, para que eles possam assiná-lo eletronicamente.
Além disso, o sistema é seguro e confiável, uma vez que possui token de acesso – um código de segurança – que confirma a identidade de quem está assinando. Ficou interessado e quer saber mais? Entre em contato com a Colabbe e solicite um teste gratuito!
Fonte: Colabbe
