Saiba como evitar retrabalhos no processo de folha de pagamento e entenda como esse processo pode ser fundamental para a saúde financeira da sua empresa
Fazer a folha de pagamento requer cuidado, concentração e paciência. Só quem vive o dia a dia do departamento de RH sabe das dificuldades que envolvem todo esse processo. Como sabemos, o salário não é composto de somas e números exatos. São cálculos, acréscimos e descontos que formam o pagamento do colaborador.
Qualquer erro de lançamento ou informação perdida ao longo do mês, pode fazer o dia do fechamento virar uma correria. Por isso, ter uma gestão eficiente da folha de pagamento impacta diretamente na saúde financeira da empresa. Isso porque, além de evitar tempo perdido com retrabalhos, evita também prejuízos financeiros, minimizando a ocorrência de erros nos valores lançados.
Se a sua empresa não tem um processo estruturado e organizado, o prejuízo é certo. Além da dificuldade em traçar novas estratégias – pois não há dados confiáveis para uma tomada de decisão rápida – também estará passível de erros, terá problemas com o fluxo de caixa e até mesmo com ações trabalhistas.
Se essa é a sua realidade, preparamos algumas dicas que vão te ajudar a evitar os principais erros na folha de pagamento, e os prejuízos que esses erros podem causar. Boa leitura!
A importância de uma boa gestão para folha de pagamento
Ter uma boa gestão da folha de pagamento garante a saúde financeira do negócio, assegura que todos receberão na data combinada, e também serve para cumprir as obrigações tributárias e trabalhistas da empresa.
Além disso, com uma gestão organizada, a equipe de RH consegue desempenhar a atividade de forma mais ágil, podendo dedicar mais tempo em ações estratégicas da empresa, sem perder tempo corrigindo falhas.
Para garantir o melhor desempenho do seu negócio é preciso minimizar as chances dessas ocorrências. Já que, como vimos, os erros e retrabalhos no processo de folha de pagamento podem ter impactos sérios na estrutura da sua empresa.
Como evitar retrabalho no processo de folha de pagamento
O primeiro passo para conseguir apontar uma solução adequada é conseguir identificar o erro, e a partir daí, tomar medidas para que ele não volte a acontecer.
O fato é que a maioria dos erros são ocasionados por falha humana, por conta da falta de organização e planejamento do setor. Como dissemos, sem organização o dia do fechamento vira aquela correria e fica difícil gerir tanta informação importante.
Os erros mais comuns no lançamento da folha são:
- Lançamento de dados incorretos;
- Erros nos cálculos das remunerações;
- Não acompanhar as mudanças na legislação;
- Falta de cópias e registros detalhados para referência.
Vamos entender agora, como fazer para evitar esses erros e consequentemente, agilizar o processo que envolve a folha de pagamento.
Como evitar os erros mais comuns na folha de pagamento
Identificados os erros, é hora de entender e implementar as soluções para que eles sejam quase nulos. Por isso, separamos 4 dicas fundamentais para evitar o retrabalho no processo da folha de pagamento:
1- Esteja atualizado em relação à legislação
Não acompanhar as atualizações da legislação trabalhista vigente leva a empresa a simplesmente repetir os processos já lançados, sem se atentar a alterações da lei, fazendo com que haja erros no lançamento de valores.
Por isso, é de extrema importância que o setor fiscal tenha um responsável em estar atualizado sobre as alterações, prazos e adequações da lei.
2 – Planejamento
Sabemos que planejar é essencial para qualquer setor da empresa. Ter um plano de ação e procedimentos bem definidos vai fazer toda a diferença na organização da folha de pagamento.
Saber quais informações serão lançadas e quem é o responsável pelas tarefas, por exemplo, evita o desgaste da equipe – que não perde hora procurando o responsável por essa ou aquela informação – e o garante a fluidez do processo.
3 – Padronização
Criar um plano de cargos e salários padronizados, com critérios de cálculos simplificados facilita muito a tarefa do responsável pelo lançamento dos valores.
Por exemplo: Função X tem o salário Y, e receberá reajuste depois de determinado período. Inserindo essas informações em uma fórmula, é muito mais fácil definir os números corretos.
4. Não fuja da tecnologia
Adotar um sistema de gestão de folha de pagamento pode facilitar essa tarefa. Automatizar o preenchimento evita vários erros humanos, economiza o tempo e energia da sua equipe e diminui as chances de retrabalho. Sem contar que ainda tem a possibilidade de gerar um backup imediato, para melhor gerenciamento dos documentos.
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Gerenciar o seu capital humano é a tarefa mais importante para manter sua empresa rodando. E com um software de gestão de pessoas essa atividade pode ser muito mais simples e eficiente, descentralizando o RH e mantendo toda a equipe em dia com as informações.
Além disso, você ainda pode ter acesso a portais e relatórios estratégicos que ampliarão seu poder de tomada de decisão rápida e com base em dados, criando uma estrutura gerencial mais sólida, consistente e transparente em toda a empresa.
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