Tire todas as suas dúvidas sobre a gestão de recebimento de NFS-e nesse post e fique por dentro da solução Senior para gestão de notas de serviços.

Seja qual for o seu negócio, prestar contas para o governo é uma obrigatoriedade de todas as empresas, independente do seu segmento, atuação ou tamanho. Atrasar o pagamento de impostos pode comprometer o sucesso da empresa e claro, acarretar em multas. Por isso é muito importante ter clareza sobre a nota fiscal de serviço, como ela funciona e quais suas características, para que nenhuma etapa passe despercebida.

Por não existir uma padronização de âmbito nacional, hoje o Brasil conta com diversos tipos de notas fiscais de serviços, com diferentes formatos e regras. Desta maneira, o trabalho de envio e recebimento das informações e a conferência dos dados sempre exigiu bastante tempo das empresas. A tecnologia otimizou esse processo e com a transformação digital, surgiram formas mais simples e práticas de emissão da nota fiscal de serviço eletrônica. Para facilitar a vida dos profissionais envolvidos com esse processo e agilizar a conferência e o cruzamento de dados, foi criada pelas entidades municipais a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), uma versão digital da nota fiscal de serviço.

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. A geração da NFS-e é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, os dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria é do contribuinte.

Para que serve?

A NFS-e é utilizada para formalizar digitalmente as operações de prestação de serviço. Assim como documentos tradicionais precisam de validação, quando digitalizados, a credibilidade dos documentos fiscais também é beneficiada, já que no formato digital fica mais difícil de acontecer um extravio ou algum tipo de informação corrompida pelo caminho. Isso também amplia o controle fiscal e a troca de informações entre os fiscos. O maior objetivo de emitir a NFS-e é garantir a segurança de todos os envolvidos nessa operação.

Obrigações

É de responsabilidade do contribuinte, a emissão da NFS-e para cobrir a operação de prestação de serviço, e do correto fornecimento dos dados as entidades municipais, para a geração da mesma. Além disso, atualmente a legislação tributária vigente no Brasil, obriga que as notas fiscais emitidas ou recebidas, devem ficar armazenadas por cinco anos. Pois durante esse período o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas.

Desafios do Recebimento Eletrônico de NFSe

Apesar de existir um projeto nacional de padronização da NFS-e, atualmente o processo de emissão da NFS-e, é realizado pelas prefeituras em todo o país, não ocorrendo de forma padronizada e centralizada, pois não existe uma padronização nacional. Empresas que recebem NFSe de duas ou mais prefeituras, por exemplo, enfrentam o desafio de ter acesso ao documento por meio de processos variados, de acordo com as opções utilizadas por cada administração municipal.

Na prática, cada prefeitura adota um layout e tipo de arquivo diferente, que atende às necessidades específicas de cada município. Dessa maneira, esses formatos são desenvolvidos por empresas e pelas próprias administrações municipais. Por isso, um dos grandes dilemas, de fato, é manter a integração com vários formatos das NFS-e emitidas. E para potencializar ainda mais esse cenário de desconforto, o lançamento da NFS-e é realizado  manualmente nos sistemas fiscais e de gestão das empresas, o que gera baixa produtividade, erros de digitação e grande custo operacional.

Além do panorama já apresentado, durante o processo de entrada das NFS-e, também podemos encontrar os seguintes problemas:
• Perda de tempo em procurar notas no e mail
• Atraso do pagamento do fornecedor
• Entrar em contato com fornecedores em busca de nota extraviada
• Verificação de informações da NFS-e e do DANFSE 
• Custos com recebimento e tratamento de documentos fiscais
• Má qualidade de informações usadas
• Vulnerabilidade a multas ou descumprimento de prazos
• Documentos perdidos ou rasurados
• Organização e identificação de NFS-e faltantes
• Checagem de notas canceladas

fonte: Senior