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Gestão de ponto eletrônico: o que é, como fazer e principais vantagens

Você já pensou em otimizar a gestão de ponto dos colaboradores? Entenda como o ponto eletrônico pode ajudar sua empresa. Confira o artigo.

Fazer a gestão das horas de trabalho dos colaboradores é um dos desafios da equipe de gestão de pessoas. Na prática, o controle com o registro de horas trabalhadas, é essencial por duas razões principais: fornecer os dados que necessários para a folha de pagamento e permitir o acompanhamento de custos com pessoal. 

Com a gestão do ponto, os profissionais do RH conseguem monitorar, por exemplo, o número de horas trabalhadas pelo colaborador além da jornada habitual e o impacto das horas extras na folha de pagamento. 

Além disso, a marcação de ponto é uma obrigatoriedade, prevista no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), para as empresas com mais de 20 colaboradores. Ou seja, elas devem fazer a gestão das horas trabalhadas em uma planilha de controle de ponto. 

Para as companhias que têm menos de 20 profissionais em seu quadro, o controle de ponto é facultativo, mas, de todo modo, é recomendado. Afinal, mais do que uma exigência prevista na CLT, a marcação de ponto é uma boa prática validada, além de ser uma ferramenta valiosa para o time de RH.  

Ficou interessado e quer saber mais sobre a importância da gestão de horas de trabalho? Continue lendo o artigo para conhecer os recursos que podem te ajudar!

O que é a gestão de ponto?

Antes de abordar a importância da gestão de horas de trabalho, vale resgatar o conceito de folha de ponto. Basicamente, esse é o documento que permite registrar a frequência e os horários dos colaboradores. Via de regra, a marcação inclui os pontos de entrada, almoço, volta do almoço e saída.

No final do mês, o controle de ponto, com todos os registros, é a base da folha de pagamento. A partir da gestão das horas trabalhadas, é possível identificar  e contabilizar os descontos por faltas injustificadas e atrasos, bem como os valores adicionais por conta de horas extras ou horas noturnas.

Sendo assim, a gestão de ponto é o processo relacionado ao controle e registro de horas trabalhadas pelos colaboradores durante sua jornada. 

De maneira geral, a gestão de ponto é estratégica não só porque fornece informações importantes para a folha de pagamento mensal. Mais do que isso, o controle de ponto gera indicadores importantes relacionados à gestão de benefícios, banco de horas, absenteísmo, horas extras, entre outros dados importantes para a gestão de uma empresa.

De outro modo, como já vimos, o acompanhamento das horas trabalhadas pelo colaborador também é indispensável para que as companhias com mais de 20 funcionários possam manter a conformidade com as exigências da CLT. 

Para que serve a gestão de ponto?

Basicamente, a gestão de ponto é a metodologia que permite às empresas capturar, monitorar e avaliar o cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores, tomando como base os dados da marcação de ponto. 

Na prática, esse tipo de abordagem permite à equipe de gestão de pessoas:

  • Confirmar se as jornadas de trabalho estão sendo cumpridas corretamente;
  • Identificar onde estão os gargalos no dia a dia da empresa;
  • Monitorar a assiduidade dos colaboradores;
  • Assegurar mais transparência na relação entre empresa e colaborador;
  • Mapear possíveis problemas individuais ou nos setores e buscar soluções.

O que deve ser feito na gestão de ponto? 4 etapas importantes

Com o avanço da tecnologia, cada vez mais as empresas buscam o suporte das novas ferramentas, como ponto eletrônico e app de ponto, para otimizar o controle e  registro de horas trabalhadas.

Contudo, antes de pensar em ferramentas facilitadoras, é fundamental conhecer todas as etapas e compreender o processo de controle de ponto.

A seguir, listamos um dos fluxos mais conhecidos e usados na gestão de ponto. Confira: 

  • Controle de jornada com cálculos de horas: seja com ponto eletrônico, seja com ponto mecânico ou ainda usando outra modalidade, a sua empresa deve fazer não apenas o registro de horas trabalhadas do colaborador, mas também o monitoramento adequado. Assim, você garante que os limites de carga horário previstos na legislação trabalhista, não sejam ultrapassados. A marcação de ponto diária indica assiduidade e a entrega dos colaboradores em um dia de expediente. Ao fim do mês, com o acesso aos dados, é hora de fazer a gestão das horas de trabalho;
  • Tratamento de ponto: a planilha de controle de ponto fornece os dados necessários para essa análise. Esse é o momento de identificar os atrasos, faltas, atestados, dispensas, horas extras e outras informações da jornada disponíveis graças ao controle de horas trabalhadas do colaborador;
  • Apontamentos: essa etapa é dedicada à análise dos apontamentos da jornada. São avaliadas informações como o total de horas extras, total de faltas e total de atrasos;
  • Fechamento da folha de ponto: no fim do mês, os dados extraídos dos apontamentos são encaminhados para a folha de pagamento.

Qual a melhor forma de fazer a gestão de ponto?

Para as empresas de todos os segmentos, o controle de jornada fornece um conjunto de informações relevantes sobre as horas trabalhadas do colaborador. Além disso, a marcação de ponto também garante segurança jurídica, fornece dados sobre produtividade e ainda facilita o controle de folha de pagamento. 

São muitas as vantagens. E a principal dúvida de muitos gestores é: qual a melhor forma de fazer a gestão de ponto? Veja algumas dicas que podem ajudá-lo! 

#1 Invista em uma solução de ponto eletrônico

Os dados extraídos da marcação de ponto impactam uma série de rotinas e processos de gestão de pessoas. Além de orientar o fechamento da folha de pagamento, eles também são usados para a concessão de benefícios, a elaboração de escalas de trabalho e a arrecadação das obrigações sociais, entre outros. 

Por isso, vale a pena investir no uso do ponto eletrônico e garantir a integração da ferramenta com a folha de pagamento. Assim, é possível fazer o monitoramento das marcações em tempo real e emitir relatórios de horas trabalhadas do colaborador, incluindo as extras, demissões, afastamentos, absenteísmo, entre outros. 

Tais dados tornam a gestão de pessoas muito mais assertiva, já que os líderes e profissionais têm acesso a informações que orientam as tomadas de decisão.

#2 Fique atento à legislação trabalhista

Na gestão de ponto, é importante que os profissionais de gestão de pessoas conheçam todas as exigências previstas em lei.

Por exemplo: desde a Lei n° 9.601/1998, o banco de horas é uma possibilidade de compensação de horas extras. No entanto, para fazer valer a regra, é preciso ter aprovação em convenção ou acordo coletivo. Ao optar por essa alternativa, a empresa adequa a jornada de trabalho dos colaboradores, conforme as demandas do negócio, sem gerar impacto no orçamento da folha de pagamento.

O exemplo mostra que conhecer os dispositivos legais relacionados à gestão de ponto é essencial para que a empresa consiga aproveitar as vantagens do registro de horas trabalhadas. 

#3 Controle de ponto: um compromisso de todos 

Mesmo contando com ferramentas digitais facilitadoras, como o app de ponto e o ponto eletrônico, fazer o controle da gestão de horas de trabalho em uma empresa é desafiador. Muitas vezes, as informações não estão centralizadas e os profissionais não entendem a importância da marcação de ponto. 

Por isso, o ideal é que todos, incluindo gestores e colaboradores de outras áreas, sintam-se responsáveis por esse controle e saibam, por exemplo, como marcar o ponto pelo celular. 

Com o engajamento do time, além de facilitar o registro de horas trabalhadas, é possível conscientizar os profissionais sobre o impacto das horas extras na gestão financeira da empresa.

Periodicamente, vale reforçar que eles devem ir além da jornada de trabalho diária somente se essa entrega for solicitada e se as tarefas estiverem, de fato, vinculadas aos objetivos estratégicos da companhia. 

Aos líderes, cabe a tarefa de acompanhar de perto o volume de horas extras realizadas por suas equipes.

Quais ferramentas utilizar para gestão de ponto?

Atualmente, é possível usar ponto eletrônico, app de ponto e outras ferramentas que, além de permitirem o registro de horas trabalhadas, geram relatórios com informações estratégicas que orientam a avaliação dos colaboradores. 

Escolhendo uma ferramenta digital, por exemplo, as equipes de gestão de pessoas podem avaliar o banco de horas, as faltas, atrasos, férias, entre outras informações usando apenas um dispositivo móvel e uma conexão com a internet.

Conheça as modalidades tradicionais e inovadoras de gestão de ponto: 

  • Ponto manual: consiste na anotação manual dos horários feita diariamente pelos colaboradores. Ao fim do mês, os responsáveis pela gestão de ponto recolhem as folhas, fazem o cálculo de horas e extraem os apontamentos.
  • Ponto mecânico: nessa modalidade, um cartão ponto é usado para marcar os horários. Diariamente, os colaboradores colocam o seu cartão de papel no equipamento que carimba os horários de entrada, intervalo e saída. Ao fim do mês, os cartões são recolhidos para que a equipe faça o tratamento e os apontamentos da marcação de ponto.
  • Ponto eletrônico: é uma das ferramentas mais seguras para fazer a gestão das horas trabalhadas. Nesse caso, um sistema de controle de jornada é adotado para que os colaboradores possam fazer as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablet. Assim, sempre que o colaborador faz uma marcação, o sistema preenche a informação na sua folha ponto de forma automática.
  • Aplicativos de ponto: o app de ponto é uma das ferramentas de controle de jornada mais inovadoras. Basta o colaborador fazer a marcação usando um dispositivo móvel que armazena os dados na nuvem. As informações podem ser acessadas em tempo real pela equipe de gestão de pessoas.

O ponto eletrônico e o app de ponto são ferramentas de controle de jornada muito mais completas do que os modelos manuais.

Esse tipo de sistema fornece funcionalidades práticas e valiosas. Os relatórios indicam, por exemplo, inconsistências na marcação de ponto, como atrasos, faltas injustificadas, pontos faltantes, entre outros dados que fazem toda diferença na gestão e no controle das jornadas. 

Além disso, o ponto eletrônico também facilita o envio das informações do ponto para a folha de pagamento, tornando o processo de fechamento muito mais simples, preciso e rápido.

Quais os benefícios da gestão de ponto para a minha empresa? 

Com a adoção do ponto eletrônico e a definição de um processo consistente de controle de gestão das horas de trabalho, a empresa obtém uma série de benefícios. 

Na prática, a gestão de ponto protege contra possíveis processos trabalhistas, reduz custos e otimiza a produtividade do time de gestão de pessoas. Afinal, com muitas tarefas automatizadas, eles passam a ter mais tempo e energia para outras tarefas estratégicas do setor que podem contribuir para o crescimento e sucesso da empresa. 

Gostou do conteúdo e quer saber mais sobre outras ferramentas importantes para a gestão de pessoas? Continue acompanhando o blog! 

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Perguntas Frequentes: Tire as suas dúvidas sobre. gestão de ponto eletrônico

O que é a gestão de ponto?

Sendo assim, a gestão de ponto é o processo relacionado ao controle e registro de horas trabalhadas pelos colaboradores durante sua jornada. 

De maneira geral, a gestão de ponto é estratégica não só porque fornece informações importantes para a folha de pagamento mensal. Mais do que isso, o controle de ponto gera indicadores importantes relacionados à gestão de benefícios, banco de horas, absenteísmo, horas extras, entre outros dados importantes para a gestão de uma empresa.

Para que serve a gestão de ponto?

Basicamente, a gestão de ponto é a metodologia que permite às empresas capturar, monitorar e avaliar o cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores, tomando como base os dados da marcação de ponto. 

Na prática, esse tipo de abordagem permite à equipe de gestão de pessoas:

  • Confirmar se as jornadas de trabalho estão sendo cumpridas corretamente;
  • Identificar onde estão os gargalos no dia a dia da empresa;
  • Monitorar a assiduidade dos colaboradores;
  • Assegurar mais transparência na relação entre empresa e colaborador;
  • Mapear possíveis problemas individuais ou nos setores e buscar soluções.

O que deve ser feito na gestão de ponto? 

  • Controle de jornada com cálculos de horas: seja com ponto eletrônico, seja com ponto mecânico ou ainda usando outra modalidade, a sua empresa deve fazer não apenas o registro de horas trabalhadas do colaborador, mas também o monitoramento adequado. Assim, você garante que os limites de carga horário previstos na legislação trabalhista, não sejam ultrapassados. A marcação de ponto diária indica assiduidade e a entrega dos colaboradores em um dia de expediente. Ao fim do mês, com o acesso aos dados, é hora de fazer a gestão das horas de trabalho;
  • Tratamento de ponto: a planilha de controle de ponto fornece os dados necessários para essa análise. Esse é o momento de identificar os atrasos, faltas, atestados, dispensas, horas extras e outras informações da jornada disponíveis graças ao controle de horas trabalhadas do colaborador;
  • Apontamentos: essa etapa é dedicada à análise dos apontamentos da jornada. São avaliadas informações como o total de horas extras, total de faltas e total de atrasos;
  • Fechamento da folha de ponto: no fim do mês, os dados extraídos dos apontamentos são encaminhados para a folha de pagamento.

Qual a melhor forma de fazer a gestão de ponto?

#1 Invista em uma solução de ponto eletrônico

O uso do ponto eletrônico garante a integração da ferramenta com a folha de pagamento. Assim, é possível fazer o monitoramento das marcações em tempo real e emitir relatórios de horas trabalhadas do colaborador, incluindo as extras, demissões, afastamentos, absenteísmo, entre outros. 

#2 Fique atento à legislação trabalhista

Na gestão de ponto, é importante que os profissionais de gestão de pessoas conheçam todas as exigências previstas em lei.

#3 Controle de ponto: um compromisso de todos 

Fazer o controle da gestão de horas de trabalho em uma empresa é desafiador. Muitas vezes, as informações não estão centralizadas e os profissionais não entendem a importância da marcação de ponto. 

Por isso, o ideal é que todos, incluindo gestores e colaboradores de outras áreas, sintam-se responsáveis por esse controle e saibam, por exemplo, como marcar o ponto pelo celular. 

Quais ferramentas utilizar para gestão de ponto?

Conheça as modalidades tradicionais e inovadoras de gestão de ponto:

  • Ponto manual: consiste na anotação manual dos horários feita diariamente pelos colaboradores. Ao fim do mês, os responsáveis pela gestão de ponto recolhem as folhas, fazem o cálculo de horas e extraem os apontamentos.
  • Ponto mecânico: nessa modalidade, um cartão ponto é usado para marcar os horários. Diariamente, os colaboradores colocam o seu cartão de papel no equipamento que carimba os horários de entrada, intervalo e saída. Ao fim do mês, os cartões são recolhidos para que a equipe faça o tratamento e os apontamentos da marcação de ponto.
  • Ponto eletrônico: é uma das ferramentas mais seguras para fazer a gestão das horas trabalhadas. Nesse caso, um sistema de controle de jornada é adotado para que os colaboradores possam fazer as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablet. Assim, sempre que o colaborador faz uma marcação, o sistema preenche a informação na sua folha ponto de forma automática.
  • Aplicativos de ponto: o app de ponto é uma das ferramentas de controle de jornada mais inovadoras. Basta o colaborador fazer a marcação usando um dispositivo móvel que armazena os dados na nuvem. As informações podem ser acessadas em tempo real pela equipe de gestão de pessoas.

Quais os benefícios da gestão de ponto para a minha empresa?

A gestão de ponto protege contra possíveis processos trabalhistas, reduz custos e otimiza a produtividade do time de gestão de pessoas. Afinal, com muitas tarefas automatizadas, eles passam a ter mais tempo e energia para outras tarefas estratégicas do setor que podem contribuir para o crescimento e sucesso da empresa.

Fonte: Senior