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Gestão de Departamento Pessoal: conheça os benefícios

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Descentralize processos e ofereça autonomia ao RH nos processos diários com a Gestão de Departamento Pessoal.

A delegação de atividades pode não ser uma tarefa fácil dentro das empresas, mas cada vez mais se faz mais necessária. Prova disso é o cenário que vivenciamos nos dias atuais, onde diversas organizações se viram obrigadas a reestruturar do dia pra noite as tarefas executadas pelos seus colaboradores, onde muitos passaram a atuar em “home office”. A excessiva centralização dos processos de recursos humanos faz com que as atividades se tornem complexas, morosas e muitas vezes demandam retrabalhos e controle paralelos.

O papel do departamento pessoal nas empresas

O Departamento Pessoal é considerado crucial na administração de uma empresa. Como  dizem alguns autores, ele é o coração das organizações.

O setor tem suas atividades executadas por um time que normalmente fica isolado e sobrecarregado, uma vez que trata todas as jornadas dos funcionários. Além disso, tem uma extensa lista de atividades focadas em questões burocráticas, que requerem atividades diárias para que o processo de fechamento da folha ocorra sem intercorrências, bem como a geração de encargos e o envio dos eventos ao ambiente do eSocial ocorra dentro do prazo determinado. 

Porém, essas tarefas operacionais facilmente poderiam ser distribuídas para otimizar os processos de recursos humanos e, assim, dar foco na visão estratégica do setor. 

As empresas que mantêm as atividades concentradas correm sério risco de perder prazos ou então gerar horas extras dos colaboradores que trabalham no Departamento Pessoal.

Por exemplo, a admissão de um funcionário, mesmo nos casos onde a empresa tenha definido o processo de recrutamento, requer o envolvimento do Departamento Pessoal, uma vez que esse cuida da parte burocrática, complementando os dados necessários, coletando assinaturas, cadastrando exames médicos, disponibilizando benefícios, entre outras atividades.

É por esse motivo que convém buscar soluções que facilitem a gestão de Departamento Pessoal. O ideal é que as atividades mais operacionais sejam automatizadas, para que os gestores e colaboradores do setor possam focar mais em ações estratégicas.

As vantagens da descentralização do RH 

Para que ocorra uma melhor fluidez dos processos de Departamento Pessoal, precisamos lembrar que a descentralização oferece grandes benefícios, criando um ambiente mais voltado à inovação, oferecendo autonomia aos usuários nos processos diários e acima de tudo, tornando o RH menos sobrecarregado. Aliado à tecnologia, certamente pode facilitar muito a vida profissional por meio de várias ferramentas digitais.

Diante deste cenário, é essencial oferecer ferramentas para que as equipes no Departamento Pessoal possam descentralizar e otimizar suas atividades diárias relacionadas às jornadas dos colaboradores da empresa e assim alimentar as informações para base de folha, uma tarefa que muitas vezes fica sob responsabilidade de uma central administrativa.

Admissões, geração de históricos contratuais e eventuais, movimentações individuais e coletivas, inclusão de afastamentos, estabilidade, anotações, programações, lançamento de valores que impactam no cálculo da folha, podem ser executados por equipes  “das pontas” deixando para a central apenas a tarefa de fechamento, permitindo assim focarem nos demais processos de gestão de recursos humanos. 

A seguir, separamos alguns dos principais benefícios  de uma solução de tecnologia para a Gestão de Departamento Pessoal. Acompanhe e fique bem informado!

Conheça a Gestão de Departamento Pessoal

Diante deste cenário, a Senior lança a Gestão de Departamento Pessoal. Um módulo da solução de HCM que tem como objetivo principal possibilitar aos usuários do departamento pessoal a descentralização e otimização das suas atividades diárias relacionadas às jornadas dos colaboradores da empresa para alimentar as informações para base de folha e que muitas vezes ficam sob responsabilidade de uma central administrativa.

Admissões, geração de históricos contratuais e eventuais, movimentações individuais e coletivas, inclusão de afastamentos, estabilidade, anotações, programações, lançamento de valores que impactam no cálculo da folha, podem ser executados por usuários “das pontas” deixando para a central apenas a tarefa de fechamento, permitindo assim focarem nos demais processos de gestão de recursos humanos. 

A seguir, separamos alguns dos principais benefícios da  Gestão de Departamento Pessoal. Acompanhe: 

Autonomia para equipes do departamento pessoal

A Gestão de Departamento Pessoal permite aos usuários de cada filial ou unidade, a realização de suas atividades diárias de acordo com os critérios definidos pela empresa, otimizando o tempo da central administrativa no processo de fechamento da folha e proporcionando muito mais autonomia na hora de trabalhar. 

Antigamente, era comum que os colaboradores do Departamento Pessoal tivessem que dedicar praticamente toda a última semana do mês apenas para somar as horas trabalhadas pelos funcionários, calcular os descontos e fechar as folhas de pagamento, por exemplo.

Hoje em dia, com as soluções tecnológicas, isso deixou de ser necessário. Por isso, vale a pena investir nesse tipo de ferramenta. Assim, as equipes conquistam muito mais autonomia.

Agilidade

Outro benefício é a agilidade que a solução proporciona nas tarefas que devem ser desempenhadas pelos usuários do departamento de pessoal. 

Uma ferramenta de Gestão de Departamento Pessoal deixa tudo mais rápido e os processos muito mais dinâmicos dentro do setor. 

Além disso, ela pode ter outras soluções  integradas como admissão digital e  o envio de dados automaticamente para o governo através do eSocial. Assim é possível otimizar o processo admissional dos funcionários garantindo muito mais rapidez no processo de admissão.

Logo, uma tarefa que antes levava horas, agora pode ser feita em poucos minutos,  essencial para as empresas que estão buscando  tornar seus processos cada vez mais ágeis.

Produtividade

Com o apoio da tecnologia para tornar as jornadas do departamento pessoal 100% digitais, a produtividade também aumenta com atividades descentralizadas e feitas pela web. 

Tendo mais produtividade, o setor de Departamento Pessoal não precisará ficar tanto tempo debruçado sobre as atividades operacionais.

Eles poderão dedicar mais tempo para outras ações mais estratégicas, como programas de endomarketing, para tornar os colaboradores mais motivados e felizes por fazerem parte da organização.

Acompanhamento dos processos 

Ter  um acompanhamento totalmente digital, através da web, dos processos diários do departamento de pessoal é extremamente importante para que tudo se realize de forma correta.

Além disso, o acesso é seguro, sem a necessidade de novos investimentos na infraestrutura, em qualquer dispositivo, com alta disponibilidade, podendo ser acessado em qualquer lugar por meio do seu navegador, bastando apenas ter disponível a internet para utilizá-lo.

Essa funcionalidade é muito útil nos tempos atuais, em que cada vez mais as empresas estão apostando no trabalho remoto.

Para você ter uma ideia, de acordo com um estudo feito pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), o número de empresas em home office no Brasil deve crescer em 30%, mesmo quando a pandemia da Covid-19 ser totalmente superada.

Logo, é muito importante garantir que os gestores e funcionários do Departamento Pessoal tenham uma ferramenta para acompanhamento dos processos online.

Saúde e segurança do colaborador

Com uma solução  que é integrada, os dados considerados nos eventos do eSocial relacionados a Saúde e Segurança do trabalho serão gerados automaticamente para que ocorra o correto envio das informações

Vale lembrar que as empresas precisam cumprir uma série de exigências quanto à SST. De tal modo, com uma ferramenta que automatiza esse trabalho, torna tudo mais simples e evita que sejam cometidos erros, que podem ocasionar em multas e outras penalidades para a companhia.

Centralização das informações em um único sistema

A utilização de planilhas ainda é uma realidade para diversas empresas, necessitando do posterior lançamento de informações por parte da central administrativa. 

Com uma solução para a Gestão de Departamento Pessoal , essa situação acaba, uma vez que o usuário terá a possibilidade de executar suas tarefas diárias em um único sistema.

Isso também facilita na hora de encontrar as informações. Afinal, tudo estará disponível no mesmo local. Logo, basta uma busca rápida para conseguir encontrar o que é necessário para a condução do trabalho.

Padronização dos processos do departamento pessoal

Outro benefício é a ajuda no processo de padronização das jornadas de trabalho dos colaboradores a serem seguidas pelos usuários do módulo. 

Isso permite acelerar as atividades, além de gerar melhor controle com menos risco de erros, além de uma melhor produtividade dos usuários.

Redução do retrabalho

O retrabalho dos usuários é uma realidade em várias empresas. Com a implantação de um software que permite a padronização e definição das atividades a serem executadas, as tarefas poderão ser realizadas com maior rapidez e o melhor, muitas vezes de forma automática.

Quando as tarefas seguem um padrão e são feitas de forma automática, se evitam erros. Logo, não é preciso fazer a mesma coisa mais de uma vez. O retrabalho é reduzido e os gargalos são eliminados.

Centralização dos dados dos funcionários

Podemos facilmente entender aqui que, o Departamento Pessoal envolve diversas atividades e para que tenhamos sucesso na execução, as atividades devem fluir da forma mais eficiente possível, atendendo assim às diversas demandas que ocorrem diariamente, pois, essa possível falta de eficiência pode impactar em outras áreas, prejudicando inclusive outros setores da empresa.

Por isso, aposte em uma ferramenta que automatize processos, padronize tarefas, execute as jornadas com segurança, permita que todas as informações sejam entregues em tempo hábil, melhore o resultado e possibilite aos usuários a melhor experiência. 

Esse investimento na otimização dos processos pode trazer muitos benefícios para a empresa e usuários centralizando em um único local as diversas informações dos colaboradores e mantendo assim os dados organizados e de fácil acesso para consulta.

Otimize rotinas e aumente a produtividade do seu RH

A  Gestão de Departamento Pessoal é o novo  um módulo da Você pode contar com a nossa solução de HCM para fazer a sua Gestão de Departamento Pessoal:   que promovendo a descentralização dos processos dentro do Departamento Pessoal, oferecendo autonomia ao RH nos processos diários, tornando as rotinas mais flexíveis e ágeis. 

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FAQ: tire as suas dúvidas sobre o Departamento Pessoal

Já que estamos falando sobre Departamento Pessoal, vamos tirar algumas dúvidas sobre o setor? Preparamos uma FAQ para você. Veja, a seguir!

O que é Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal consiste no setor das empresas que é responsável pela gestão de pessoas. 

Trata-se de uma área especializada na administração dos funcionários da empresa e as questões relacionadas a eles.

O que faz o Departamento Pessoal?

São várias as atividades desenvolvidas no setor de Departamento Pessoal. Entre elas, destacamos as seguintes:

  • Processo de recrutamento e seleção de funcionários;
  • Processos de onboarding de novos colaboradores;
  • Organização de eventos de integração;
  • Elaboração das folhas de pagamento;
  • Demissão e rescisão de contratos;
  • Gestão de benefícios;
  • entre outras.

Todas essas tarefas podem ser mais facilmente executadas quando a empresa contrata boas soluções tecnológicas para gestão de Departamento Pessoal.

Fonte: Senior