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Produtividade no RH: o que é e como melhorá-la?

O setor de Recursos Humanos possui uma alta demanda de serviços, como recrutamento e seleção, admissão, treinamentos, onboarding, retenção de talentos, entre outros. Na prática, boa parte dessas ações são voltadas a outros departamentos da organização, o que reduz o tempo para resolução de atividades do próprio setor. Mas, afinal, como aumentar a produtividade no RH?

Neste artigo, falaremos mais sobre o tema, sua importância, e daremos algumas dicas que podem auxiliar o setor a lidar com suas tarefas e aumentar a produtividade. Confira!

O que é produtividade no RH?

O RH é a peça-chave que mantém a empresa funcionando. Afinal, a partir do trabalho dele, os talentos são treinados, preparados, orientados e retidos. Na prática, o setor auxilia no bom funcionamento da organização. Isso porque além das atividades relacionadas aos colaboradores, o RH fica encarregado de toda a parte burocrática, relacionada às demandas e obrigações fiscais.

O conceito de produtividade no RH diz respeito à forma como os profissionais do setor gerenciam o seu tempo, como produzem e qual a relevância da atividade em exercício. Logo, a produtividade no RH se refere à relação entre tempo, quantidade e qualidade do serviço produzido pelo setor.

É importante ressaltar que isso não significa focar na quantidade de entregas, mas sim na qualidade e nas estratégias utilizadas. Afinal, são elas que fazem a diferença para o negócio.

Ou seja, a boa gestão do tempo, assim como as entregas rápidas são essenciais. Porém, um ponto importante a observar é a satisfação dos clientes internos e colaboradores, a fim de garantir o cumprimento das metas e evitar a refação do trabalho.

Sendo assim, cultivar a produtividade no RH garante mais agilidade para a equipe, diminui os custos, e assegura bons resultados. 

Dessa forma, criar estratégias e aumentar a produtividade no RH pode trazer impactos positivos, como:

  • Melhora na qualidade das entregas;
  • Otimização da gestão do tempo;
  • Aumento da satisfação no ambiente laboral;
  • Redução de erros e refação de trabalho;
  • Melhora no aproveitamento dos recursos disponíveis (físico, humanos ou relacionados ao tempo);
  • Aumento no engajamento e rendimento profissional.

Como o RH pode ser mais produtivo?

Como vimos até aqui, aumentar a produtividade no RH não significa aumentar o número de entregas, mas sim fazê-las com qualidade. Isso porque ela está ligada à capacidade da equipe de RH produzir de maneira eficiente e sustentável.

Agora que você já sabe o que é, a importância e os benefícios de otimizar a produtividade no RH, que tal arregaçar as mangas e pôr isso em prática? 

A seguir, listamos 7 dicas que podem ajudar. Confira!

1. Elimine distrações

A transformação digital trouxe infinitas possibilidades para melhorar tarefas do dia a dia, mas com ela também surgiram distrações. Tanto é verdade que alguns aparelhos e apps têm se tornado “ladrões do tempo”. 

Porém, vale lembrar que a estratégia focada em produtividade no RH não deve ser uma imposição, afinal, ela está diretamente ligada ao engajamento dos profissionais. Ou seja, eles precisam enxergar as mudanças como algo positivo, participando ativamente delas.

2. Organize as tarefas

É preciso garantir que o tempo da sua equipe não seja desperdiçado à toa.  Afinal, ele é precioso. Portanto, defina a ordem de prioridades das atividades do RH de maneira clara e objetiva. Ao investir em planejamento, você tornará o processo de execução mais ágil.

Uma dica é separar as atividades em categorias, como:

  • Urgente: atividades a serem realizadas rapidamente;
  • Importante: tarefas que irão trazer resultados positivos para a organização.

Isso não significa que uma atividade importante não seja urgente. O trabalho pode corresponder a duas categorias, mas isso não é uma condição obrigatória, uma vez que estamos falando de eixos diferentes.

Dessa forma, é essencial que o RH defina quais são as prioridades, ou forneça métodos padronizados para que eles consigam fazer isso por conta própria. 

Matriz de Eisenhower, por exemplo, pode ser  uma ferramenta utilizada para guiar os colaboradores em seu planejamento de atividades. Na prática, ela auxilia os profissionais a estabelecerem as prioridades com base na classificação. 

Ao seguir esse esquema para organizar as demandas, o gestor pode transformar a rotina do setor, uma vez que ela elimina tarefas não importantes e sem urgência, otimiza o tempo dos colaboradores e com isso garante o aumento de produtividade no RH.

3. Adote métricas e indicadores

As ações voltadas para otimizar a produtividade no RH de nada servem se você não conseguir medir sua real eficiência e os resultados produzidos. Com o auxílio dos indicadores de desempenho é possível compreender melhor os dados obtidos e com as métricas corretas, a gestão se torna ainda mais assertiva.

Assim, é viável identificar com clareza quais iniciativas estão dando certo e se existem obstáculos a serem resolvidos. Além disso, os números ajudam a mapear oportunidades para aprimorar a colaboração entre os profissionais.

Entre os indicadores, vale destacar aqueles que têm mais relevância para a gestão de pessoas. São eles: 

  • Nível de assiduidade;
  • Taxa de turnover;
  • Tempo médio de contratações;
  • Investimento direcionado a treinamentos;
  • Entre outros.

Com o auxílio do People Analytics e um bom software de gestão, o RH ganha uma força extra na hora de monitorar os dados para melhorar a tomada de decisão.

4. Realize treinamentos

Uma equipe qualificada é mais produtiva, ágil e é menos predisposta a cometer erros. Por isso, é essencial conhecer as demandas do seu time e elaborar programas de treinamento voltados à estimulação de competências técnicas e comportamentais.

Nesse caso, as métricas podem auxiliar a entender os pontos fortes e fracos da equipe, uma vez que ajudam a identificar gargalos. A partir disso, o RH pode elaborar um programa de treinamentos voltado para capacitar e estimular as habilidades dos profissionais.

5. Faça reuniões de alinhamento

Ao realizar reuniões com os colaboradores periodicamente, o RH compreende os resultados obtidos pela equipe, e caso haja necessidade pode orientá-los, a fim de obter entregas ainda melhores. 

Ou seja, esses encontros de alinhamento contribuem para melhorar a produtividade no RH, uma vez que compartilhar os resultados ajuda a destacar os propósitos de cada atividade e motiva os profissionais na busca de conquistas maiores.

6. Aproveite a cultura do feedback

Quando os profissionais recebem retornos diretos sobre seu desempenho, eles compreendem melhor o resultado do trabalho produzido. Por isso, apostar na cultura do feedback é uma excelente maneira de motivá-los e mostrar onde eles podem melhorar, e por consequência aumentar a produtividade no RH.

Isso porque o feedback permite que os colaboradores entendam os objetivos de cada decisão e a relevância que eles possuem para a empresa. Assim, a cultura se consolida, o time passa a valorizar, e até mesmo buscar esse retorno.

Mas lembre-se: ter jogo de cintura é essencial, pois o líder deve apresentar os feedbacks positivos e negativos. Nesse caso, é crucial analisar o modo mais adequado para transmitir a mensagem. O objetivo é sempre apontar os caminhos para a aprendizagem e melhoria contínua, sem focar na repreensão do colaborador. 

7. Invista em tecnologia e automação de processos

Adotar a tecnologia para automatizar processos facilita (e muito) uma série de tarefas, e ainda, ajuda a tornar o RH um setor ainda mais estratégico. As automações eliminam atividades burocráticas do dia a dia da equipe de RH, permitindo que ela foque em assuntos mais importantes.

Com o auxílio de um software de gestão de pessoas, por exemplo, o setor automatiza tarefas, agiliza os processos e reduz os riscos de erros. Entre as muitas aplicações, ele pode ser usado para:

Produtividade no RH: como a tecnologia pode ajudar?

uso de tecnologia no RH traz uma série de benefícios para o setor, uma vez que reduz a burocracia dos processos, adicionando mais agilidade e eficácia às atividades. No entanto, as ferramentas tecnológicas não servem apenas para isso. Elas também auxiliam na tomada de decisões, geram insights valiosos e ajudam a gerenciar a força de trabalho da melhor forma possível.

Com o sistema de Gestão de Pessoas HCM | Senior Sistemas, por exemplo, a solução aumenta em 87% a produtividade no RH, eliminando tarefas manuais, além de dar uma forcinha extra na hora de cumprir as exigências legais do eSocial.

O software otimiza o recrutamento e seleção, fornece uma visão ampliada de todas as etapas dos processos seletivos que estão em aberto,automatiza tarefas como a criação da descrição de vagas através da IA, e auxilia a manter o compliance, melhorando o trabalho dos gestores e recrutadores

Já para as lideranças e  colaboradores ele oferece soluções para digitalizar e agilizar a consulta de informações  através do aplicativo e chatbots para responder dúvidas sobre holerites, férias e muito mais. Tudo em tempo real, descentralizando o RH e  permitindo o acesso a qualquer horário e em qualquer lugar.

Ficou com curiosidade e quer saber mais sobre como a solução pode aumentar a produtividade no RH? Entre em contato e solicite uma proposta.

Fonte: Senior

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