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Final de ano do RH: conheça as principais demandas e obrigações do setor neste período!

Descubra como funciona a operação no final de ano do RH e quais os riscos de não cumprir o prazo das atividades obrigatórias para este período.

Entenda quais as demandas e obrigações a serem entregues no final de ano de RH e os riscos de não cumpri-las. Confira o artigo. 

O final do ano está chegando e com ele uma carga de responsabilidades e deveres para as organizações. Neste período é comum que algumas tarefas se acumulem no setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, devido às obrigações legais ligadas que envolvem os colaboradores. 

Por isso, para evitar imprevistos, é preciso se planejar com antecedência e se organizar estrategicamente. Mas, afinal, quais são as demandas e responsabilidades no final de ano RH?  

Neste artigo, explicaremos mais sobre estas atividades, os riscos de não cumpri-las no prazo e como a tecnologia pode facilitar este processo. Aproveite a leitura! 

Final de ano do RH: por que este período é importante para o setor? 

O departamento pessoal é responsável por cumprir uma série de obrigações relacionadas aos direitos trabalhistas que devem ser entregues anualmente ao Fisco.  

No final de ano do RH, além das atividades habituais, como fazer a gestão do ponto e fechamento da folha de pagamento, os setores precisam calcular benefícios, planejar os recessos coletivos, encerramento do ano fiscal e etc.  

Vale lembrar ainda das demandas que devem ser entregues no início de 2024, como a declaração do imposto de renda. Ou seja, estar preparado no final de ano RH é essencial para garantir que tudo corra bem, evitando desgaste, dores de cabeça, retrabalho e até multas por não-conformidade.

Quais as obrigações de final de ano do RH?

Os últimos meses do ano são uma correria para o RH e DP. Isso porque de outubro a dezembro – em algumas organizações até janeiro do ano seguinte – os setores têm um cronograma apertado com obrigações legais a serem cumpridas. Isso inclui cálculo de benefícios, atenção ao cumprimento de prazos, encerramento do ano fiscal, entre outras atividades já rotineiras, como a gestão dos pontos eletrônicos.  

Sem contar que, neste período, a busca dos colaboradores por informações importantes é ainda maior, ou seja, o tempo da equipe é cada vez mais escasso. Por isso, se os setores não se organizarem de maneira correta, as entregas, dificilmente serão feitas em tempo hábil e a empresa ainda pode ser penalizada. 

Para facilitar o seu planejamento, preparamos uma lista com as obrigações de final de ano. Confira! 

13º terceiro  

Este é um benefício constitucional que corresponde a um salário adicional por ano, uma espécie de gratificação de Natal. Previsto na Lei nº 4.090/62, o décimo terceiro é um direito legal e contempla trabalhadores urbanos, rurais, avulsos e domésticos. Além disso, aposentados e pensionistas do INSS também têm direito ao benefício.  

O benefício corresponde a soma de 1/12 do salário do profissional por cada mês trabalhado no ano, sendo que a contagem dos meses é feita sempre após o dia 15 de cada mês. Ou seja, se o colaborador iniciou dia 20 de março passa a ser contado a partir de abril, assim, ele tem direito a 9/12 do salário. 

Mas é importante se atentar a algumas regrinhas, como: 

  • Mais de 15 faltas injustificadas podem diminuir um mês da contagem; 
  • O cálculo de salários variáveis é feito com base na soma das importâncias variáveis até o mês de pagamento do benefício. Por isso, a gestão do ponto deve ser feita e analisada com cuidado; 
  • O cálculo de horas extras integra o décimo terceiro, além de adicional noturno, ou seja, a folha de ponto precisa ser considerada na hora de calcular e pagar o benefício. 

O décimo terceiro salário pode ser pago de duas maneiras: em uma única parcela ou dividido em duas vezes. Caso a empresa opte por um único pagamento, o mesmo deve ser efetuado até dia 30 de novembro. Agora, se o valor for dividido em duas vezes, a primeira parcela deve ser efetuada de 1º de fevereiro até 30 de novembro, e a segunda até o dia 20 de dezembro. 

Férias coletivas 

Diferente das férias comuns, as coletivas são oferecidas pelas empresas de forma simultânea a todos os colaboradores da empresa ou a setores específicos. A prática é adotada a fim de reduzir custos, uma vez que as atividades são paralisadas nos períodos de baixa procura dos clientes. 

Segundo o art. 139 da CLT, as férias podem ser gozadas em dois períodos distintos no mesmo ano, entretanto, nenhum deles pode ser inferior a 10 dias corridos. Ou seja, elas podem ser tiradas em períodos diferentes, coletiva ou individualmente.  

Vale ressaltar que o cálculo também é baseado em horas extras. Portanto, a gestão do ponto é usada para chegar à estimativa do salário equivalente às férias. Além disso, o pagamento deve ser proporcional ao período de férias gozadas. 

Na maioria das vezes, os recessos coletivos são adotados no final de ano RH, mas podem ser oferecidos pela empresa em outros períodos, principalmente aqueles com baixa demanda de produção. Este tipo de estratégia é ideal para manter a saúde financeira dos negócios e evitar demissões em períodos de menor movimento. 

Participação nos Lucros e Resultados (PLR) 

A Participação nos Lucros e Resultados (PLR) é um benefício pago por algumas empresas como método de incentivo aos colaboradores. Ele está diretamente ligado à produtividade dos profissionais, e pode ser negociado por meio de convenção ou acordo coletivo. 

Geralmente, o PLR é pago no fim de ano, após a empresa apurar os lucros, uma vez que o benefício pode ser calculado com base na margem de lucro anual. No entanto, o valor pago pode também estar relacionado a uma porcentagem do salário do profissional. Tudo depende do que prevê o acordo coletivo. 

Informe de Rendimentos 

Outro item importante da lista de obrigações legais é a emissão do Informe de Rendimentos para o colaborador. Esta é uma demanda importante, pois sem este documento o profissional não consegue declarar o Imposto de Renda do próximo ano. 

A empresa tem até final de fevereiro – sendo o prazo legal da entrega – para emitir os informes. No entanto, o ideal é que esses documentos sejam organizados até o final de ano do RH, para evitar atrasos. 

Envios da DCFTWeb e EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é uma das obrigações que fazem parte do módulo do Sistema de Escrituração Digital (SPED), e auxilia a complementar os dados do eSocial. 

Ou seja, o EFD-Reinf deve ser utilizado para informar os rendimentos pagos, retenções do IR e contribuições não informadas pelo eSocial anteriormente. Já o DCTWeb é usado para as empresas relatarem à Receita Federal as contribuições previdenciárias e confessar as dívidas.  

Ambos devem ser apresentados até o dia 15 de cada mês, inclusive em dezembro. O envio pode também ser adiado para o próximo dia útil, quando dia 15 coincide com fim de semana ou feriado.  

Outros benefícios 

No final de ano do RH, além das demandas obrigatórias e benefícios previstos por lei, a empresa pode ter seu próprio programa de bonificação e/ou incentivos natalinos. Este tipo de ação, geralmente, faz parte de políticas internas que visam valorizar e engajar os colaboradores, e por isso do RH e DP devem se atentar. 

Os benefícios podem ser: 

  • Cestas natalinas, com guloseimas e outros itens; 
  • Vale-compras em dinheiro ou cartão alimentação; 
  • Presentes de Natal; 
  • Sorteios de brindes; 
  • Festas de confraternização. 

O que acontece se o RH não cumprir as obrigações? 

Os processos burocráticos, que envolvem o cumprimento das demandas e obrigações previstas na legislação trabalhista, incluem uma série de regras. No final de ano RH e nos demais meses de operação também, é fundamental se atentar a todos os detalhes, observando as exigências para evitar punições. 

Veja, a seguir, as punições que podem ocorrer no caso de atraso ou a não entrega das obrigações:

  • Férias coletivas: caso a empresa não atenda todos os requisitos legais, terá que pagar uma multa por cada colaborador irregular. E ainda, pagar uma compensação a cada profissional lesado, uma compensação referente ao dobro do salário de férias mais ⅓. 
  • Décimo terceiro: erros ou a falta de entrega desta demanda pode acarretar uma multa por trabalhador em situação irregular. 
  • PLR: o benefício firmado em acordo coletivo deve ser pago no prazo previsto, caso contrário a empresa fica sujeita à multa. Geralmente, as datas limite para pagar o PLR estão previstas no próprio documento. 
  • Informe de Rendimentos: a falta de envio, omissão ou informações erradas pode gerar multas por documento. 

Portanto, para evitar erros, imprevistos e multas astronômicas é preciso prestar muita atenção. 

Final de ano RH: como a tecnologia pode ajudar? 

Como vimos até aqui, uma série de obrigações e demandas legais previstas por lei devem ser entregues até o final do ano de RH, sendo que algumas têm um prazo estendido para 2024. Portanto, o Departamento Pessoal e o setor de Recursos Humanos devem se planejar para assumir essas tarefas, a fim de garantir o cumprimento das mesmas e manter o compliance fiscal. 

Mas, como lidar com tantas demandas? 

Com o auxílio de soluções tecnológicas, a empresa consegue calcular os salários, fazer a gestão do ponto e, ainda, cumprir com os direitos trabalhistas, bem como elaborar documentos fiscais exigidos de modo rápido, seguro e fácil. Isso garante o cumprimento das entregas e permite que o RH e DP utilizem o tempo livre para se dedicar a outras atividades mais estratégicas. 

Com o Senior HCM, a sua empresa ganha uma ajuda extra na hora de cumprir e entregar as obrigações legais. Na prática, o sistema tem como objetivo aperfeiçoar os processos e as atividades do RH, incluindo tarefas cotidianas, como recrutamento e seleção, e as mais complexas, como a entrega de documentos e o pagamento do 13º salário. 

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Fonte: Senior

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