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Guia completo sobre o SPED Fiscal

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Rotina na maioria das empresas, o SPED Fiscal é uma das mais detalhadas obrigações fiscais que a contabilidade precisa entregar ao governo brasileiro. Facilitando as declarações ao Fisco, sua elaboração envolve uma série de registros de movimentações, valores monetários, estoques e demais informações importantes das empresas. 

Para te ajudar a entender como o SPED Fiscal funciona, elaboramos este guia especial com todas as informações dele – bem como suas vantagens, seus principais erros e o prazo final para declaração. Acompanhe a leitura e fique em dia com o SPED! 

O que é SPED Fiscal?  

O SPED Fiscal é o processo de escrituração digital da Receita Federal – este documento também pode ser chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital). Com o SPED, órgãos fazendários estaduais e a Receita Federal recebem de seus contribuintes todos os documentos e informações essenciais para averiguar o ICMS e o IPI. 

Proposto pela Lei 9.989/2000, o SPED tem sua origem na modernização da gestão aduaneira e tributária. No entanto, apenas em 2007 ele foi oficializado juntamente ao PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), por meio do Decreto 6022/2007. 

Através do SPED, as empresas otimizam e simplificam a entrega da documentação necessária ao Fisco e reduzem a burocracia que este tipo de demanda precisa – porque, uma vez que ele é feito de forma digital, não é mais necessário ter que lidar com documentos impressos. Para auxiliar ainda mais na geração destes registros, as empresas ainda podem contar com a tecnologia um software ERP para agilizar o SPED.  

Com a padronização dessas obrigações fiscais, atualmente temos diferentes tipos de entregas e SPEDs, sendo:  

  • SPED Fiscal ICMS/IPI (EFD); 
  • SPED Contábil (ECD); 
  • SPED Contribuições (EFD); 
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF); 
  • EFD-Reinf; 
  • E-Social; 
  • E-Financeira; 
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); 
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e); 
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e); 
  • Central de Balanços; 
  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e). 

Vantagens do SPED Fiscal para empresas  

Ao gerar o SPED Fiscal, são muitas as vantagens que as empresas podem obter. Além de otimizar a prestação de contas sobre as movimentações internas e externas, o SPED também auxilia na redução de inconsistências nas declarações de Imposto de Renda.  

Para facilitar, vamos falar sobre as principais vantagens.  

Redução de custos 

Como já mencionamos anteriormente, o SPED Fiscal faz com que todo o processo de sua geração seja feito de forma digital. Desta forma, os recursos gastos com impressão de documentos, deslocamentos e armazenagem obrigatória das pastas são reduzidos. 

Além disso, também há redução no número de colaboradores necessários para realizar a declaração deste tributo.    

Agilidade na emissão 

Uma vez que o processo passa a ser digital, não é necessário buscar informações da Receita Federal para se inteirar de todos os documentos necessários para gerar a declaração e, depois de gerar, entregar a pasta de documentos impressos e esperar a validação da mesma.  

Hoje, normalmente, este processo todo pode ser realizado em duas horas – desde baixar o arquivo do SPED, preenchê-lo conforme as orientações e enviá-lo ao PVA.  

Praticidade e aumento da produtividade 

Com o SPED, a otimização da sua rotina vai além da entrega da declaração. Os colaboradores passam a ter um aumento significativo na sua produtividade e podem trabalhar de forma integrada e organizada na geração deste documento. 

Além disso, a integração de informações faz com que os riscos de inconsistências nos dados sejam reduzidos e, consequentemente, as empresas diminuem as chances de sofrerem com multas e sanções.   

Como funciona o SPED Fiscal?  

Para gerar o SPED Fiscal, as empresas produzem mensalmente um documento digital que contém informações importantes para o Fisco e a Receita Federal – e essas informações envolvem a escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos, recursos e demais dados sobre operações e prestações praticadas.  

Uma vez produzidos, esses arquivos digitais são enviados ao PVA (Programa Validador e Assinador), que é fornecido pelo próprio SPED. No PVA, os arquivos são assinados através de uma certificação A1 ou A3, emitida por uma empresa credenciada.  

Quando a empresa entrega o SPED Fiscal, ela realiza a escrituração dos livros abaixo:  

  • I – Livro Registro de Entradas; 
  • II – Livro Registro de Saídas; 
  • III – Livro Registro de Inventário; 
  • IV – Livro Registro de Apuração do IPI; 
  • V – Livro Registro de Apuração do ICMS; 
  • VI – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP; 
  • VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque

É importante lembrar que o Bloco K (Registro de Controle da Produção e do Estoque) é um dos livros de registro digital que deve ser declarado na geração do SPED Fiscal.   

Principais erros no SPED Fiscal  

Embora o SPED Fiscal seja uma ferramenta criada para facilitar a rotina tributária das empresas, muitas pessoas consideram sua elaboração complexa e acabam cometendo erros. Alguns dos erros mais comuns são: 

  • O contador cadastrado no sistema não é responsável pelo período da apuração; 
  • Os regimes de apuração de PIS/Cofins não estão ajustados nas configurações da empresa; 
  • O código do IBGE não foi informado; 
  • O CST (Código de Situação Tributária) possui erros; 
  • Os campos obrigatórios não são informados; 
  • Os números das notas dos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada” estão diferentes;   
  • Os registros de PIS e Cofins não estão configurados nos afretamentos. 

Para evitar estes e outros erros, há algumas atitudes preventivas que devem ser adotadas pelas empresas. Primeiramente, é necessário investir em treinamentos e materiais informativos para os colaboradores.  

Depois, é preciso definir processos internos para o preenchimento e verificação de informações tributárias da empresa para que tudo esteja de acordo com os padrões exigidos pelo governo. A integração de registros contábeis e fiscais deve ocorrer para que as informações estejam sempre juntas – e isso também auxilia no processo de revisão dos documentos, evitando inconsistências ou falhas nas declarações. 

Qual o prazo para o SPED Fiscal no ano de 2023?  

O SPED Fiscal deve ser gerado mensalmente e cada estado possui autonomia para legislar em relação a data de entrega desta obrigação.  Para facilitar, consulte a data de entrega do seu estado na tabela abaixo: 

Qual a multa ao não entregar o SPED Fiscal?

Se o contribuinte não entregar o SPED Fiscal, ele está sujeito a dois tipos de multas – estaduais e federais. Por isso, é importante que as empresas entreguem suas obrigações fiscais em dia e fiquem atentas a quaisquer mudanças na legislação.  

Multas Estaduais

 Para consultar as multas estaduais detalhadamente, é necessário verificar quais punições são aplicadas na legislação do estado ao atrasar a entrega do SPED Fiscal.  
 

Multas Federais

 As multas federais são classificadas de acordo com as seguintes inconsistências:  

  • Entrega em atraso: multa de 0,2% por dia sobre a receita bruta do período, limitada a 1% da receita bruta;  
  • Omissão ou incorreção: multa de 0,5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% da receita bruta;
  • Inobservância dos requisitos: multa de 0,5% sobre o valor da receita bruta no período em que se refere a escrituração. 

 Quais empresas não são obrigadas a entregar o SPED Fiscal? 

Apear da entrega do SPED Fiscal ser realizada por todos os contribuintes do ICMS ou IPI, há algumas exceções. Nesses casos, são as empresas que foram, através do Fisco do estado contribuinte ou pela Receita Federal, dispensadas da entrega do SPED.  

De acordo com a Lei Complementar 123/06, Microempresas e Empresas de Pequeno Porte não precisam declarar o SPED Fiscal.  

É importante lembrar que a legislação pode mudar e, por isso, as empresas devem estar sempre em dia com as alterações realizadas pelo governo – evitando multas e demais punições. Uma das formas de se manter atualizado é utilizar um software de gestão, que estará sempre atualizado às mudanças do Fisco.  

Agora que você já sabe o que é o SPED Fiscal, como ele funciona, quais são suas vantagens, seus erros comuns e as penalidades ao não entregar esta obrigação fiscal corretamente, aproveite para comentar suas impressões sobre o guia! E, se você quer ficar cada vez mais informado sobre este e outros temas, fique de olho em nossas redes sociais.   

Portal de Exigências Legais da Senior

Para ajudar as empresas a se manterem atualizadas e em compliance fiscal, a Senior possui o Portal de Exigências Legais, um ambiente público, que apresenta as principais novidades em conteúdos e soluções para o dia a dia das empresas. Além de trazer atualizações diárias dos principais assuntos da legislação fiscal brasileira.

Fonte: Senior

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