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Controle de ponto por geolocalização: o que é e como funciona?

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O tratamento do ponto é sempre um desafio para o RH, principalmente, no home office. Conheça o controle de ponto por geolocalização e as suas vantagens!

A marcação de ponto eletrônico é uma tarefa corriqueira para os colaboradores com jornada presencial. “Bater o cartão” ao chegar na empresa e nos intervalos já faz parte da rotina deles. 

Mas, e para quem atua remotamente: como a marcação de ponto pode ser feita?

Simples, com a marcação de ponto por geolocalização. Em síntese, esta é uma tecnologia integrada ao ponto eletrônico digital, que permite o envio da localização no momento em que o profissional efetua seu registro de entrada e/ou saída.

O sistema é um excelente aliado das empresas que atuam com equipes externas, principalmente em segmentos como construção civil e agronegócio, em que não há um relógio ponto fixo. 

 Controle de ponto por geolocalização: como funciona a tecnologia?

Ela utiliza a localização exata dos colaboradores, a partir do dispositivo usado como ponto eletrônico. Para isso, é preciso que ele tenha o aplicativo instalado em seu aparelho e esteja com a localização ativada.  No momento do registro, além do horário, é marcado também o endereço de onde este profissional está trabalhando. 

No entanto, para que isso ocorra é preciso a autorização prévia dos profissionais, como explicaremos mais adiante.

A geolocalização pode ser usada de três formas:

  • GPS: o Sistema de Posicionamento Geográfico, tradução da sigla, funciona por meio de transmissões via satélite, ou seja, ele capta os sinais e fornece a localização aproximada do usuário. Pode ser usado de modo offline, no entanto, é afetado por interferências no sinal ou barreiras físicas. Aqui na Senior, usamos a localização por GPS para ajudar você no controle de ponto. Veremos mais detalhes da nossa solução nos próximos tópicos. 
  • GSM: o Sistema Global para Comunicações Móveis – em sua tradução para o português – funciona por meio de radiofrequência, e as informações são coletadas a partir das operadoras de telefonia móvel. Ele funciona bem a distância, porém, é afetado e não funciona em locais sem sinal telefônico.
  • Geolocalização por WI-Fi: este método utiliza a internet sem fio para indicar a localização exata do profissional. Ele pode ser usado em diversos locais e não sofre com as interferências de sinais. Entretanto, o dispositivo precisa estar conectado a uma rede Wi-Fi, seja em um roteador ou repetidor de sinal, caso contrário não funcionará.

Controle de ponto eletrônico por geolocalização: o que diz a lei?

O ponto eletrônico é uma tecnologia disruptiva, que auxilia na gestão da carga horária dos colaboradores e desburocratiza as atividades do RH.

A boa notícia é que a marcação de ponto eletrônico por geolocalização é, sim, permitida por lei, no entanto, é preciso se atentar a alguns detalhes descritos na portaria 671, nova lei de ponto vigente para o controle de jornadas de trabalho, inclusive.

LGPD: o uso de controle de ponto por geolocalização infringe a lei?

Lei Geral de Proteção de Dados diz respeito ao tratamento de informações pessoais, disponíveis no ambiente digital ou físico, e serve para garantir a segurança das mesmas. Ou seja, dados como CPF, endereço, biometria, entre outros, precisam ser protegidos, a fim de evitar que eles caiam nas mãos de terceiros.

A lei foi criada para assegurar a privacidade dos usuários. De tal modo, todos precisam respeitar e tomar cuidado com o tratamento de dados, principalmente as empresas, que trabalham diretamente com essas informações.

Mas, afinal, o uso da geolocalização pode infringir essa lei?

A adoção deste método não infringe a lei, e pode ser usada. Entretanto, é preciso que ambas as partes (empresa e colaborador) estejam cientes, e concordem com a transmissão da localização do trabalhador. 

Nesse caso, o colaborador deve fornecer uma autorização de geolocalização, que pode ser feita por meio da ativação de localização do aparelho. Feito isso, o usuário precisa conceder a liberação do acesso pelas configurações do dispositivo.

 É importante que o uso da geolocalização esteja estabelecido por acordo, ou mediante contrato de prestação de serviço. Assim, ambas as partes são resguardadas pelo acordo legal.

Como fazer o controle de ponto por geolocalização?

O uso de geolocalização auxilia no controle e na gestão da carga horária das equipes externas e remotas. Adotar esse sistema é simples e fácil. Confira o passo a passo:

1. Contrate um programa de ponto eletrônico

O primeiro passo é encontrar um serviço de marcação de ponto com a funcionalidade de geolocalização. São diversos tipos de sistemas disponíveis no mercado, por isso se atente ao que mais se adéqua a suas necessidades.

Um dos recursos do software de ponto eletrônico da Senior  é o controle de ponto por geolocalização, que ele auxilia no tratamento e no fechamento de folha de pagamento, entre outros processos.

2. Treine os colaboradores para o uso do sistema

Após contratar o melhor software, você precisa garantir que os colaboradores saberão utilizá-lo. 

Por isso, é essencial oferecer um treinamento e explicações detalhadas sobre o funcionamento do sistema. Se preciso, invista em demonstrações de uso. 

3. Utilize os recursos de gestão de ponto

Com a ferramenta de gestão de ponto, o RH ganha uma forcinha na hora de gerenciar as atividades diárias e consegue efetuar o tratamento do ponto corretamente. Assim, é possível evitar erros na contagem  e no pagamento das horas trabalhadas.

Quais as vantagens do controle de ponto por geolocalização?

Acompanhar a carga horária dos colaboradores é umas das obrigações do RH. Com o controle de ponto por geolocalização, essa tarefa é otimizada. Isso porque ele facilita a gestão do horário de trabalho dos profissionais que trabalham a distância.

Dessa maneira, o gestor fica informado sobre a localização dos colaboradores que trabalham remotamente, de forma rápida, prática e simples. 

O sistema traz outras vantagens como:

Definição dos locais de trabalho

Com o sistema, profissionais em home office têm como ponto de referência o endereço de sua residência. Os cadastros de endereços são individualizados, garantindo a segurança dos dados. Assim, eles podem registrar essa localização, autorizando que as marcações sejam feitas a partir deste endereço.

É possível, ainda, registrar coworkings e escritórios externos, por exemplo. Dessa forma, o próprio sistema reconhece se o colaborador está em casa ou em outro endereço previamente cadastrado.

Já para os profissionais que realizam constantes viagens a trabalho, o gestor pode emitir uma autorização, no próprio aplicativo, permitindo a marcação de ponto de um local não cadastrado previamente.

Marcação de ponto online e offline

O sistema com controle de ponto por geolocalização funciona mesmo sem ter acesso à internet. Isso porque ele registra todas as informações internamente. Dessa forma, quando conectado à rede, o software envia os registros para a base de dados do RH.

Com isso, é possível reduzir as chances de perda de dados, além de minimizar os riscos de fraudes e marcações erradas.

Além disso, o controle de ponto por geolocalização permite que a empresa:

  • Cumpra os requisitos da legislação trabalhistas;
  • Administre de modo inteligente as rotas de trabalho (no caso de equipes externas);
  • Realize o gerenciamento transparente e eficiente das jornadas de trabalho;
  • Efetue o registro correto de horas extras;
  • Ofereça aos colaboradores um sistema de ponto eletrônico de alta tecnologia, com mais segurança, transparência e confiabilidade;
  • Diminua os atrasos e faltas das equipes remotas.

Insight de marcações fora da cerca virtual

Os locais de trabalho predefinidos para cada colaborador foram o conceito de cerca virtual. Com esse recurso, os gestores podem avaliar as marcações realizadas fora do parâmetro de geolocalização. Basta o gestor configurar o insight para enviar o e-mail de alerta de Marcações Fora da Cerca. Assim, o líder é notificado, diariamente, com os dados dos colaboradores que realizaram marcação de ponto fora do perímetro da cerca virtual.

Conclusão

O sistema de ponto eletrônico é ideal para empresas com equipes que trabalham remotamente, já que traz excelentes vantagens para a empresa.

O software da Senior, por exemplo, possui diversas funcionalidades, como:

  • Gestão do ponto em tempo real: por meio dos dashboards, o RH pode controlar e acompanhar as horas extras da equipe. É possível, ainda, visualizar o local das marcações com auxílio do mapa.
  • Fechamento da folha de pagamento: automatize essa tarefa com o sistema, ganhando mais agilidade e precisão no cálculo das jornadas de trabalho. Além disso, é possível reduzir os custos e eliminar a necessidade de impressão das folhas, que podem ser digitais e assinadas eletronicamente.
  • Gestão de incidentes de ponto: atrasos, faltas não justificadas e esquecimentos de marcações geram incidentes de ponto. O RH pode fazer esse acompanhamento por meio do sistema, e criar ações efetivas de aplicação de penalidades para esses casos, a fim de diminuí-los e evitar que se repitam. 
  • Sistema acessível aos colaboradores: por meio do aplicativo, tanto o RH quanto os trabalhadores ganham mais autonomia. Isso porque eles podem efetuar o registro de entrada e saída, e gerenciar a marcação de ponto sozinhos. Basta instalar o app em seus dispositivos móveis.
  • Integração: o software da Senior se integra aos principais relógios de ponto (REP-P) do mercado e com sistemas de folhas de pagamento. Ou seja, ele pode facilmente integrado à estrutura da sua empresa, uma vez que pode se adaptar as tecnologias já presentes na organização.

Além disso, com auxílio do software é possível manter o compliance fiscal, tributário e trabalhista, pois o sistema inteiro é programado para operar conforme as Portarias em vigência no Ministério do Trabalho

Agora que você entende como funciona o sistema de controle de ponto por geolocalização e conhece suas vantagens, que tal adotar na sua empresa? Experimente o sistema de Ponto Eletrônico da Senior

Fonte: Senior