Antes da implantação do eSocial, os gestores enfrentavam rotinas desgastantes. Isso porque precisavam enviar separadamente os arquivos dos colaboradores, para a Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica. O controle de prazos exigia máxima atenção, para evitar problemas fiscais.
Hoje, com a implantação do eSocial, sistema criado pelo Governo Federal e em vigor desde 2015, a prestação dessas informações é feita de maneira unificada. Sendo assim, os dados são registrados diretamente na plataforma. O objetivo é simplificar e agilizar os envio dos documentos em apenas um lugar, facilitando a consulta e verificação.
Nesses quase 7 anos de operação, o eSocial passou por diversas mudanças, e uma delas é a qualificação cadastral. Ela que permite que os dados sejam consultados e confrontados, tendo como base as informações disponibilizadas nos órgãos fiscais relacionados.
Neste artigo, mostramos como esse mecanismo funciona.
Aproveite a leitura!
Qualificação cadastral do eSocial: o que é e como funciona?
Já pensou realizar todo o registro do profissional no sistema, e transmitir os eventos SST e eles serem rejeitados? O resultado é retrabalho e uma baita dor de cabeça. Além disso, pode resultar no atraso da entrega das informações, requisito para manter a conformidade fiscal.
Esse tipo de divergência ocorre quando os dados do colaborador incluídos no sistema estão irregulares, ou desatualizados. No entanto, o RH pode evitar essa situação.
A qualificação cadastral do eSocial, um dos novos recursos implantados no escopo do eSocial, permite que a empresa verifique a consistência das informações dos profissionais da empresa.
Dessa forma, na hora de efetuar o registro dos novos colaboradores no sistema é possível analisar se os dados apresentados estão conformes com o que consta em outros órgãos, integrados ao eSocial.
Por meio da qualificação cadastral do eSocial, a organização pode fazer uma comparação entre os dados do colaborador cadastrados em seu sistema interno, com os dados informados no Cadastro de Pessoa Física (CPF) e no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Veja, a seguir, como fazer isso, na prática.
Qualificação cadastral do eSocial: como realizar a consulta?
O procedimento é simples e rápido. Basta acessar o Portal do eSocial e ir até o item “Consulta Qualificação Cadastral on-line”.
Feita essa etapa, é só inserir os dados dos profissionais: nome completo, CPF, data de nascimento e NIS/PIS/PASEP. O gestor envia as informações, e o sistema confronta os dados presentes nas bases dos órgãos relacionados ao trabalho.
A consulta pode ser feita pelos empregadores, por meio de dois módulos diferentes:
1. Módulo Web: permite uma consulta simultânea, sendo que podem ser incluídos os dados de até 10 colaboradores. É uma boa opção para empresas de pequeno porte.
2. Módulo Lote: o responsável pela consulta envia um arquivo do tipo “.txt”, com os documentos de vários colaboradores, o resultado pode vir em até dois dias. É uma ótima opção para grandes organizações, que contam com um grande número de profissionais.
eSocial: como resolver possíveis divergências?
Após a consulta e já com os resultados em mãos, o sistema indicou divergências. Então, como proceder nesse caso? Destacamos os casos mais comuns, a seguir:
- Data de nascimento no PIS: ocorre quando a data cadastrada no sistema interno não corresponde àquela que consta no PIS. Nesse caso, o colaborador deve ir até a Caixa Econômica Federal e solicitar a regularização.
- Nome no documento no CPF: o nome utilizado para cadastro no CPF está incorreto, e deve ser regularizado. Para isso, o profissional deve comparecer em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou nos Correios e solicitar o ajuste.
- NIS: acontece quando o dado informado não está conforme com o registrado nos órgãos integrados ao eSocial. Nesse caso, a orientação é dada conforme a instituição responsável pelo seu cadastro, autorizada pela Receita Federal.
- CPF: é quando o documento está cancelado, suspenso, nulo ou com a data de nascimento diferente da informada. A regularização pode ser realizada junto à Receita Federal.
A consulta ao sistema de qualificação cadastral do eSocial é realizada, geralmente, pelo responsável pelo Departamento Pessoal ou Recursos Humanos. Pois, são eles que lidam com os envios dos eventos na plataforma.
Em caso de divergências entre os dados consultados e os que constam no sistema, o responsável pela consulta deve informar e orientar os colaboradores para que eles regularizem seus documentos. É importante frisar que a atualização das informações não aparece de forma automática no sistema, podendo levar até 7 dias para constar no eSocial.
| Mudanças importantes Com o eSocial, algumas das obrigações antes exigidas serão dispensadas. Por exemplo,a entrega do GFIP, CAGED e RAIS deixam de ser obrigatória. As empresas dos grupos 1,2 e 3 já não estão mais enviando estas obrigações. |
Qualificação cadastral do eSocial: tecnologia como aliada na entrega das obrigações acessórias
Conforme prevê o eSocial, as empresas devem entregar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas na plataforma.
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social;
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.
Dessa forma, para evitar atrasos na entrega das obrigações, uma ótima alternativa é automatizar todos esses processos, otimizando e simplificando a rotina dos profissionais do DP ou RH.
Com a admissão digital da Colabbe, o próprio profissional pode validar os seus dados com base na qualificação cadastral do eSocial. Isso porque a plataforma permite que o novo colaborador registre suas informações pessoais na hora da contratação, como nome completo, data de nascimento, CPF e PIS.
A plataforma da Colabbe é integrada ao eSocial e a validação das informações é realizada de maneira automática. No entanto, isso não anula a fase de envio para o eSocial, efetuada nos sistemas de folha de pagamento.
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Fonte: Colabbe
