Saiba quais fatores influenciam diretamente na segurança de dados no RH e como protegê-los.
Diariamente os ataques cibernéticos em grandes empresas são noticiados expondo a vulnerabilidade sobre a segurança da informação. Eles afetam finanças, vendas, imagem e reputação, por isso investir em tecnologias que proporcionem um ambiente mais seguro é uma latência do mercado. No setor de RH, o tráfego de dados dos colaboradores em processo de admissão, atualização de informações e desligamento é motivo de preocupação. Como garantir a segurança de dados no RH em atividades rotineiras? Saiba tudo sobre o tema através da leitura de nosso material.
Trate a segurança de dados no RH como prioridade
Talvez você não tenha se dado conta da quantidade de dados pessoais, bancários e financeiros de colaboradores com que lida diariamente exercendo sua função no departamento de RH. Para o novo funcionário, ao disponibilizar as informações solicitadas, pressupõe-se que estejam seguras. Para o RH que coleta, processa e armazena os dados, surge uma responsabilidade enorme.
Diante dos riscos e ameaças constantes de roubo e sequestro de dados por hackers, as empresas investem cada vez mais na segurança cibernética, visando eliminar qualquer vulnerabilidade. Com a transformação digital acelerada e a complexidade de ambientes migrados para a nuvem, o desafio se ampliou. Integrar todas as tecnologias disponíveis com softwares seguros passou a ser prioridade para minimizar riscos de ataques.
Não bastassem as preocupações já citadas, a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impacta em cheio o RH. A Lei nº 13.709/2018 regula as atividades de tratamento de dados pessoais que protege informações privadas, incluindo o uso da imagem, o uso de mídias sociais corporativas, entre outras.
A nova regulamentação modifica práticas, alterando processos e comportamentos, desde a etapa de recrutamento e seleção. É indispensável informar de maneira clara a finalidade do uso dos dados fornecidos e o período de armazenamento do que foi coletado.
Entre as classificações estão dados pessoais como RG, CPF, telefone para contato, endereço e e-mail, por exemplo. Dados sensíveis são compostos pelo histórico médico, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, entre outros. Tudo o que for solicitado ao colaborador merece o cuidado do RH para evitar penalidades que vão de multas até o impedimento que a empresa exerça suas atividades.
Boas práticas entre TI e RH
Para manter a empresa dentro da lei e tornar o RH estratégico, recomendamos alguns passos que tornam a segurança de dados mais eficiente.
1. Uso da autenticação de dois fatores
Para minimizar os riscos do acesso indevido às informações do usuário que integra o RH, além de um acesso exclusivo ao administrador com permissões diferenciadas pertinente à função exercida no departamento, é indicada a dupla autenticação de login e senha.
Desta forma, se o cibercriminoso descobrir a senha, ainda dependerá do acesso à conta de e-mail e dados de um celular, por exemplo, para validar o acesso. Como esta ação é mais demorada, muitos hackers desistem da tentativa. O importante é dificultar o vazamento de dados.
2. Treinamento de usuários
Investir em tecnologia é um passo importante, mas educar os usuários com as boas práticas torna-se muito relevante, pois são os colaboradores que podem abrir grandes brechas para os ataques e invasões.
De acordo com dados da Federação Brasileira de Bancos (Febraban), o Brasil registrou um aumento de 80% nas tentativas de ataques de phishing com intuito de roubo financeiro em 2021. O phishing é uma forma de enganar usuários para conseguir informações como dados pessoais, número de cartão de crédito e senhas.
Imagine implementar toda a segurança relacionada à TI na empresa e ter o WhatsApp corporativo clonado ou e-mail invadido. Todas as informações e documentos trocados com os colaboradores em fase de contratação podem ser acessados por criminosos.
Através de treinamentos e reuniões que envolvam todos os departamentos, inclusive o RH, as chances de falhas são minimizadas. Não clicar em links suspeitos, assim como verificar a confiabilidade do remetente, são apenas algumas das iniciativas para proteção.
3. Integração inteligente entre TI e RH
O papel do RH tem se tornado mais relevante para o crescimento da organização e, diante do avanço da transformação digital, surgem as tecnologias para otimizar o tempo e bem-estar corporativo. Manter as estratégias entre RH e TI alinhadas garante que os dados sejam mais seguros e confiáveis, aplicando uma política de proteção de dados que deve ser seguida por todos.
Ao contratar e utilizar um software de admissão digital, por exemplo, certifique-se que a segurança de dados no RH é garantida, afinal, todos os dados e documentos do novo colaborador passarão por ele.
Admissão de colaboradores com segurança
Promovendo a facilidade na comunicação, a plataforma Colabbe permite o envio de mensagem de boas-vindas e o link para preenchimento dos dados via E-mail, WhatsApp e/ou SMS. Com esta funcionalidade, acabam as trocas de anexos e mensagens em comunicadores instantâneos com dados pessoais, justamente com a segurança que a LGPD exige. Por tempo ilimitado os documentos e fotos dos novos colaboradores ficarão salvos na Colabbe, possibilitando a visualização ou download desses dados a qualquer momento.
Em cada etapa, o colaborador é informado sobre o consentimento em relação ao envio dos dados, como eles serão utilizados e por quanto tempo. Também entre os benefícios da Colabbe estão o aumento de até 70% na produtividade do processo de admissão, já que é possível centralizar e gerenciar os processos desde a aprovação à entrega de documentos.
Pronto para implementar esta solução em sua empresa e garantir mais segurança de dados no RH? Confira algumas funcionalidades que garantem mais autonomia na pré-admissão de colaboradores e agende uma demonstração personalizada.
Fonte: Colabbe
