Saiba como realizar o processo de entrada de documentos fiscais no seu negócio.
O Brasil possui uma complexidade fiscal gigantesca. São milhares de leis, regulamentos, diretrizes, decretos, etc., que os contribuintes precisam se adequar para garantir o compliance de sua corporação.
Estar em conformidade com o fisco evita dores de cabeça e até mesmo prejuízos decorrentes de autuações, por esse motivo é importante estar atento ao que prevê a legislação tributária e fiscal.
Nesse artigo, vamos abordar uma operação em específico que, além de representar um dos objetos de auditoria do fisco, também pode trazer alto custo operacional para a empresa caso não seja realizado de maneira adequada. Estamos falando da entrada de documentos fiscais.
Mas, o que é a entrada de documentos fiscais?
A entrada de documentos fiscais consiste no processo de recepção e armazenamento de documentos fiscais (como NF-e e NFS-e, por exemplo) onde a empresa é destinatária da operação.
Nessa situação, a nota fiscal será emitida pelo fornecedor/prestador de serviço para reportar ao governo a realização de uma determinada operação, e caberá ao destinatário recepcionar e armazenar o documento fiscal. Atualmente a legislação brasileira prevê que os contribuintes realizem a guarda fiscal do arquivo eletrônico por um período de 5 anos.
Fora a parte as questões de armazenamento para garantir o compliance fiscal, é com base nesse documento eletrônico que muitas empresas realizam o lançamento dos dados da operação de compra em seus sistemas de gestão.
É esse ciclo que chamamos de “dar entrada no documento fiscal”.
Como posso simplificar a entrada dos meus documentos fiscais?
Embora estejamos no auge do que é conhecido por transformação digital, boa parte das empresas hoje ainda realizam esse processo de forma manual, alocando equipes para recepcionar os arquivos dos fornecedores (ou investir tempo cobrando aqueles fornecedores que não disponibilizaram), armazenar os arquivos em pastas, digitar os dados da nota fiscal, etc.
Além do alto custo operacional envolvido, esse modelo expõe a empresa a inconsistências – como por exemplo a digitação de alguma informação incorreta do documento fiscal, o que poderá ser identificado somente no momento da escrituração e trazer ainda mais retrabalho para as operações da empresa.
Outro erro comum das empresas é armazenar os arquivos eletrônicos dos documentos fiscais em locais vulneráveis e de difícil pesquisa, como pastas em computadores locais, ou até mesmo mantendo no próprio e-mail.
A boa notícia é que pode-se simplificar esse processo e diminuir drasticamente a alocação de equipes e os riscos envolvidos. Com um sistema de gestão preparado, é possível efetuar a leitura das caixas de e-mail para onde os fornecedores enviam os XMLs e realizar sua captura sem que o usuário precise intervir.
No caso da NF-e e do CT-e, que segue uma regulamentação única em todo território nacional, também é possível realizar a baixa dos arquivos XMLs emitidos contra o CNPJ da empresa nos últimos dias a partir dos webservices da SEFAZ. Tudo isso de forma transparente.
Para a NFS-e, que possui regras específicas por municípios, embora a forma mais comum ainda seja o recebimento por e-mail, gradativamente é possível perceber um movimento de modernização das prefeituras, passando a disponibilizar também a obtenção dos arquivos XML de forma automática via webservice.
Esses recursos, além de facilitarem a entrada dos documentos, também ajudam na prevenção de fraudes, como o lançamento de notas frias emitidas contra o CNPJ da empresa sem seu consentimento.
Como podemos te ajudar?
Nós disponibilizamos um portfólio completo para simplificar o processo de entrada de documentos fiscais. As facilidades vão desde a baixa automática dos documentos fiscais até a automatização no lançamento dos dados no ERP.
Por meio do módulo de Suprimentos, o usuário poderá cadastrar previamente o de-para de informações, tais como códigos de produtos/serviços, CNPJ, etc., permitindo que a cada novo documento recebido, o sistema já entenda quais são as conversões que devem ser aplicadas, reduzindo drasticamente a necessidade de se executar tarefas manuais e elevando o nível de confiança de cada operação.
Outro ponto abrangido pela solução está relacionado à guarda fiscal dos documentos. Todos os arquivos processados ficam armazenados em banco de dados, facilitando a pesquisa e o download dos arquivos quando necessário.
Atualmente a Senior possui milhares de clientes que, através de seu ERP, conseguiram simplificar o processo de entrada de documentos.
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Fonte: Senior
