Neste artigo, confira a resposta desta pergunta em 5 dicas práticas para evitar erros, penalidades e ganhar tempo na folha de pagamento.
Todo o fim de mês, o departamento pessoal das empresas precisa lidar com um dos principais processos da gestão de pessoas e controle financeiro: a folha de pagamento.
Também conhecida como holerite, a folha de pagamento é um documento com todas as informações de pagamento dos colaboradores em relação à jornada de trabalho e outros, disponibilizada para a consulta e comprovação do cumprimento de obrigações legais.
A boa gestão da folha de pagamento é essencial para que o negócio esteja sempre em dia com as movimentações financeiras, evitando transações indevidas, erros, atrasos e penalidades, como multas e indenizações de órgãos fiscalizadores.
A forma de confeccionar esse documento pode variar, mas existem práticas bem definidas para otimizar esse processo complexo, diminuindo o risco de erros humanos e a perda de tempo com processos manuais.
Abaixo, selecionamos 6 dicas para otimizar a folha de pagamento na sua empresa:
Automação de tarefas
Ao falar de automação, pode até ser difícil conectar essa prática ao dia a dia e rotinas das áreas de recursos humanos. Mas, é através dela que muitas tarefas manuais deixam de ser obsoletas e demoradas, garantindo mais tempo para outras demandas e ações estratégicas.
Na folha de pagamento, algumas transações rotineiras, como salários e benefícios de colaboradores, por exemplo, podem ser agendadas por meio de serviços de débito automático e outros.
Essa prática, além de poupar tempo, também evita atrasos, esquecimentos, erros e outros imprevistos.
Processos de cargos e salários bem definidos
Para toda e qualquer área de uma empresa, organização é fundamental. Nas atividades do RH, como a folha de pagamento, isso não poderia ser diferente.
Dentre as práticas para otimizar a folha – e que podem contribuir com outros processos – está a organização e definição de uma estrutura de cargos e salários. Com essa estrutura, é mais fácil ter um planejamento e controle financeiro para as mais diversas situações, como em casos de promoções, abertura de novas vagas, admissões, demissões e etc., padronizando determinadas regras para os diferentes cargos e salários.
Além disso, essa definição também contribui no que diz respeito à atração e retenção de talentos, uma vez que demonstra aos candidatos consistência nos processos e políticas de gestão de pessoas da empresa e para cada funcionário quais são as competências e atribuições exigidas e salários dos postos de trabalho.
Integração com controle de ponto digital
A necessidade de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores através da Gestão de Ponto é comum desde muitos anos atrás. Porém, a forma de fazê-lo vem mudando ao longo dos anos.
Com o crescimento no número de colaboradores nas empresas ou, até mesmo, o aumento das demandas e ações que envolvem o RH, se tornou inviável fazer o controle do registro de ponto de forma manual.
Com o controle de ponto online, as horas trabalhadas, horas extras, de almoço, atrasos, faltas, atestados e etc., são calculadas automaticamente e podem ser integradas à folha de pagamento, o que garante mais agilidade e eficácia na tarefa e confecção do documento.
Backup periódicos
Como comentamos no início deste artigo, há uma série de fiscalizações trabalhistas e previdenciárias que as empresas devem cumprir para estar em dia com a legislação. Por isso, ter a folha de pagamento dos colaboradores de fácil acesso é imprescindível.
Uma forma de manter esses documentos armazenados de forma segura e fácil é por meio da utilização de plataformas digitais ou sistema online, na nuvem. Dessa forma, os registros e consultas não ficam mais dependentes de papéis, como feito antigamente, e podem ser acessados pelas áreas envolvidas, como o RH e financeiro.
Porém, como dito no título deste tópico, é importante que essas armazenagens, periodicamente, sejam atualizadas e organizadas, para que nenhuma informação seja perdida.
Aprendizagem contínua
Seja com erros ou acertos, em todo o momento é possível aprender algo. E isso é aplicável na apuração da folha também.
Durante o processo, esse período pode ser utilizado para aprender e registrar técnicas que podem contribuir com o seu trabalho e com o dos demais. É importante também estar sempre em busca de atualizações, melhorias e novidades, se aprimorando em cada passo da execução da tarefa e processo de folha.
Para isso, uma alternativa que pode ajudar é a educação corporativa digital. Por meio de treinamentos online e à distância, é possível se capacitar de forma fácil, quando quiser e, ainda, garantir o processo de qualificação de novas pessoas no time.
Tecnologia
Até aqui, você provavelmente notou que todas as dicas para otimizar a folha de pagamento têm a tecnologia no papel central, correto? E o que isso quer dizer?
Quer dizer que, em um mercado tão acelerado e com atividades e processos cada vez mais dinâmicos, a tecnologia é uma forte aliada, para se adaptar às rápidas mudanças e potencializar os resultados.
Ter um software de Gestão de Folha de Pagamentos garante a redução dos custos e transforma o Departamento Pessoal da empresa em um setor estratégico, com processos mais inteligentes, atuando com rapidez e qualidade, tudo isso cumprindo a Legislação Trabalhista.
Fonte: Senior
